会计电算化下企业内部控制
事在人为，最终还是人在做管理，会计电算化下，中小企业的管理离不开管理制度的不断完善与有效执行，当前，财务管理制度的完善与执行更是企业不断发展的有效保障！
会计电算化下，企业应用财务管理软件，只是作为一种管理工具，在一定程度上提高了管理效率，其所发挥的作用有赖于企业财务管理制度与财务管理软件的融合程度，有赖于财务管理软件本身的企业管理理念融入深度，一些财务软件无所谓管理，只是简单的记账或是报表功能，没有更好的管理思路在里面。也就是说，企业内部控制管理，最根本的，还是要建立健全严谨的内控管理制度，形成有效的企业运行体系文件，并组织严密的机构确保这些体系文件的切实运作。
此外，我所接触到的财务软件中，SAP应该是富有管理理念的，体现了一个企业管理应用的思路，可以在企业管理每个环节中明确责任.......
2. 电算化方式下,企业内部控制有什么特点
电算化会计系统内部控制的特点：
在电算化会计系统中，内部控制的目标仍然是保证会计资料和信息的真实性与完整性，提高经营效率以保证管理目标的实现。但其控制的重点、范围、方式和手段等方面发生了变化。
(一)控制的重点转向系统职能部门实现电算化以后，数据的处理、存储集中于职能部门，因此，内部控制的重点也必须随之转移。
(二)控制的范围扩大电算化会计系统的数据处理方式与手工系统不同，以及电算化会计系统建立与运行的复杂性，要求内部控制的范围相应扩大，其中包括一些手工系统中不曾有的控制内容，如对系统开发过程的控制、数据编码的控制以及对调用和修改程序的控制等。
(三)控制方式和手段由手工控制转为控制和程序化控制相结合在电算化会计系统中，原有的手工控制手段有些依然保留，但需要增设一些包含于计算机程序中的程序化控制。当然，由于电算化程度不同，程序化控制的数量也会有所不同。一般来说，电算化程序越高，采用的程序化控制要求也越多。两者相结合的特点，反映了电算化会计系统控制技术的复杂性。
3. 会计电算化对企业内部控制影响主要有哪些
1.会计电算化对会计内部控制的影响
1.1内部控制的范围扩大
在传统会计的条件下，会计内部控制主要针对经济业务处理，通过凭证传递程序，规定每个工作点完成的任务，并在传递程序中选择控制点进行内部控制。由于电算化信息系统的开发、运行、维护是一个复杂的系统工程，所以电算化会计下的内部控制还要包括系统开发过程的控制、软硬件环境控制、安全保密控制、会计软件维护控制以及电算化会计信息系统使用过程中的数据输入、处理、输出的正确性控制等，会计电算化扩大了会计内部控制的范围。
1.2内部控制制度发生了变化
会计电算化改变了原有的会计组织体制，会计工作组织和岗位发生了很大变化。原来根据会计事务的性质设置的各业务核算组已经被撤销，与之相联系的各岗位之间的职权分离、相互制约的牵制制度也发生了改变或不复存在。大中型企事业单位新设置的会计部门由总会计师、数据准备组、操作维护组、财务管理组、会计档案组和系统开发组等组成。其中，财务管理组是电算化会计系统的核心部门，岗位划分比原来更细，并提高了财务管理要求。所以在电算化会计条件下，必须构建内部牵制制度。
1.3数据存储介质的变化对会计内部控制产生了影响
在电算化会计条件下，会计数据和信息以电磁信号的形式存储在磁性介质中，是肉眼无法看见的，存储在磁性介质上的数据极易被篡改、破坏，甚至销毁，而且不会留下任何痕迹和可审计线索，这就使得对机内数据和信息的保护变得尤为重要。原来的划线、签章更正错账的方法已不能使用，而且已记过账的凭证不允许直接修改，只能采用凭证冲销的方法。会计数据要定期备份并妥善保管，防止计算机系统故障或受到破坏而造成会计数据丢失。同时，由于数据存储的非直接可见性，使不懂计算机技术的人很难接近和修改会计数据，因此电算化会计条件下对人的控制要集中在对会计信息系统内部人员的控制上。
1.4内部控制的形式和重点发生了变化
会计电算化使会计内部控制的形式发生了变化，一些传统的内部控制形式已无存在的意义，如科目汇总、试算平衡、账账核对、账证核对等。由于会计核算工作全部由计算机完成，整个处理过程分为数据输入、处理和输出三个环节，从输入会计凭证到输出会计报表，可以一气呵成。如果系统安全可靠，没有非法操作收稿日期、修回日期或计算机病毒的破坏，是不会出现账账不符、账证不符、试算不平衡现象的。所以数据正确性控制的重点转移到了数据输入环节。同时，计算机的应用也给我们提供了先进的控制技术，使内部控制的许多方法和措施可以利用计算机程序进行控制，如数据正确性的校验、操作权限控制等。计算机控制比人工控制更严格、更可靠，它可以克服人工控制的随意性。总之，在电算化会计条件下，会计内部控制方式已部分地被计算机所取代，由人工控制转移为人机控制。
1.5网络财务的应用和发展给会计内部控制提出了新问题
随着网络技术的发展及其在经济领域的应用，网络财务也迅速发展起来。网络财务不仅使会计核算从事后变为实时，而且使财务管理从静态走向动态，从财务部门走向整个企业，走向企业外部，极大提高了财务管理效率。目前的网络财务软件的功能主要包括网上采购、网上销售、网上支付、网上结算、远程报账、远程财务控制、远程报税、远程报关、远程审计、在线资金调度、异地转账等。网络财务使会计介质全面发生变化，出现各种电子单据，如各种发票、结算单据等。在新的形势下如何加强这些功能的控制是会计内部控制必须面对的新问题。
2.建立电算化会计信息系统的内部控制制度
会计电算化使原有手工会计核算方法下的内部会计控制制度已失去作用，它对会计内部控制工作提出了更高的要求。为了保证电算化会计信息系统的正常进行，预防、发现和纠正系统所发生的错误、舞弊和故障，及时提供正确可靠地会计信息，这就要求我们建立一整套适合电算化会计信息系统的内部控制制度，以保证会计信息真实、准确、完整和安全。
2.1电算化会计信息系统的开发和维护
控制电算化会计信息系统的开发是一项复杂的系统工程，一般来说投资较大，对整个企业的影响也较大，往往需要对原有的管理体制进行较大的变革。所以在开发前必须进行可行性分析，从经济上、技术上、组织上论证开发新系统的必要性和可能性，进行资本预算和效益评估，必须经过领导和专家的批准和认可。在软件的开发过程中，必须认真执行国家和地方颁布的有关标准和规范，包括《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》、《商品化会计核算软件评审规则》等。购买的商品化会计软件也必须是经过评审的会计软件，因为只有按照标准和规范开发的会计信息系统才更可靠、更完善。在新系统使用的准备阶段要加强对有关人员的培训，提高系统操作和系统管理人员对新系统的认识和理解，以减少系统运行后出错的可能性。在新旧系统转换过程中，要采取有效的控制手段，做好各项准备工作，如人员从新配置、清理账目、准备初始数据、规范电算化方式下的各种核算方法等。各单位可以根据本单位的情况选择合适的转换方法，一般可采取并行转换，新旧系统并行一段时间，以检验新系统的正确性。如果会计软件在使用过程中发现问题，或者由于企业经营活动及经营环境发生变化，需要对会计软件进行维护，就必须对会计软件的维护进行严格的控制。一般来说，如果软件本身错误或软硬件变化而需进行维护，由系统管理员提出申请，如果需要扩充系统功能或因会计核算制度方法变化而需要进行维护由会计部门提出申请，由会计部门负责人、总会计师和企业领导对会计软件维护申请进行审批。批准后由专职会计软件维护人员进行修改维护，其他人员不得进行维护。对较大的修改变动或功能扩充性维护，应事先制订具体的维护计划。软件修改后要进行试运行和组织验收，验收通过并正式下达使用通知后，修改后的软件才能投入正式运行。
2.2组织控制
实现会计电算化后，会计部门的组织机构和岗位分工必须进行重新调整，会计数据的处理将集中在计算机操作部门，要重新设计会计信息系统各部门之间和部门内部各岗位之间的内部牵制制度。一是要进行部门之间的职责划分控制，系统开发组、系统操作组、系统维护组、财务管理组等各级之间的不相容职责应当尽可能分离，划清各自的工作职责和业务处理范围。如系统操作组负责进行会计数据处理，而不能进行系统开发、程序维护，而系统开发组和系统维护组不能有会计软件的操作权和会计业务的决定权等。二是要进行部门相邻的岗位分工控制，建立岗位责任制，明确职责，责任到人。其重点是系统操作组内部的岗位分工，同时要加强对系统开发、专职会计员、档案员等的控制，应做到相互牵制、相互制约、防止出现舞弊和欺诈行为。如系统操作组内系统管理员、操作员、审核员及维护员的职权是不相容的，必须明确划分工作范围和职责权限，不能兼任。三是要建立并严格执行相应的人事管理制度，加强内部控制，对某些关键岗位要实行定期轮换制度。
2.3操作控制
操作控制是通过制定和执行操作规则来实现的。操作规则主要包括计算机操作规则、操作运行规则、用机时问记录规则、控制台记录规则、机房守则、应急措施和安全规则等。其目的是通过规范计算机来保证会计信息处理的高质量，减少产生差错和未经柑准而使用程序、文件的机会。目前许多是企业虽然有上机管理制度，但多数不能严格执行，这必然给会计数据的安全留下隐患。为了确保会计信息的安全、完整和保密，各单位必须严格执行上机管理制度。
2.4输入、处理和输出控制
输入控制是电算化会计信息系统内部控制中的重要环节，因为输入是电算化会计信息系统的主要数据入口，只有输入正确的会计数据，才能保证最终输出的会计信息是正确的。各单位应建立起一整套控制制度以便对输人数据进行严格控制，保证输入数据的正确性。输入控制常用的方法主要有：设计科目代码校验，防止科目输入错误；进行试算平衡校验，防止凭证金额输入错误；采用顺序检查法，防止凭证编号错误；采用二次输入法，将数据两次输入，汇总对比输入结果来确定输人是否正确等。处理控制是对计算机系统进行数据处理的有效性和可靠性进行控制，这些控制往往被写入计算机程序，又称之为自动控制。数据处理控制分为有效性控制和文件控制。有效性控制主要包括数据的核对、对字段、记录长度的检查、代码和数值有效范围的检查、记录总数的检查等；文件控制主要包括检查文件长度、检查文件的标识、检查文件是否感染病毒等。输出控制是指对计算机系统内部的数据处理活动进行控制，其目标是保证各种输出结果的真实性、完整性和正确性。具体控制措施包括输出格式控制、屏幕输出控制、打印输出控制和网络传输控制等。输出控制一般应检查输出数据是否相符，输出数据是否完整，是否能满足使用部门的需要等。另外输出的会计资料要进行登记，该会计档案要求进行保管。
2.5系统安全保密控制系统
安全保密控制是指采取措施，防范自然灾害、失误、计算机舞弊和犯罪活动危害系统安全，保证系统和会计信息的安全可靠，防止会计信息被篡改或非法使用等。常用的安全保密控制措施主要有：实行用户识别控制，保证系统外部人员不能盗用系统，系统内部人员只能按其权限使用规定的功能；建立机内操作日志，由程序自动进行操作登记，监督系统的操作，留下审计线索；实行加密存储控制，对重要的数据应加密存储或以密码的形式在网络中传输，会计软件的程序要进行编译或加密；实行数据存取权限控制，不能让所有的操作员随便存取所有的会计数据；进行数据和程序的备份和恢复控制，对会计软件和重要的数据文件要定期备份存档，以便发生故障后能及时恢复，对会计档案要妥善保管。此外要加强对计算机病毒的防范。一是利用杀毒软件对病毒进行检查并杀灭；二是采取多种形式的预防措施，如慎用公共软件或共享软件，定期对系统进行检查，对重要的文件进行备份，对软盘加以保护等。
4. 会计电算化条件下加强企业内部控制的意义
会计系统的有效运行离不开一个健全、有效的内部控制机制。内部控制是单位为提高会计信息质量，保证资产的安全和完整，确保有关法律法规与规章制度的贯彻执行而制定并实施的一系列控制方法、措施和程序。内部控制制度在会计电算化环境下，更具有举足轻重的作用。只有建立健全会计电算化环境下的内部控制，才能提高会计的分析决策能力，为管理者提供所需的经济信息，更好地实现其管理和决策的职能；才能防止浪费和舞弊行为，保护财产物资的安全性和完整性；才能建立科学的岗位责任制，协调各部门的工作，强化管理，提高管理水平及管理人员素质；才能利于审计及其他部门开展工作，推动现代审计的发展；才能提高会计工作质量，增强各种信息输出和财务报告的可信度、可靠性；才能使诸如《会计法》、《企业会计准则》、《会计电算化工作规范》等得以贯彻执行；也才能确保会计电算化环境下各单位经济活动能够正常、安全、有效地进行。所以，健全和完善内部控制制度是建立现代企业制度的内在要求，也是提高企业竞争能力的重要途径。
5. 会计电算化环境下企业内部控制研究工作基础是什么
会计电算化条件下内部控制重点考虑一般控制有效性，也就是是否存在一般控制，是否得到一贯运行；系统是否 发生变动以及发生变动的控制；对交易是否使用授权批准的版本。
《(高职高专)现代企业内部控制概论(会计与电算化会计类)》刘帆 主编/2008-07-01/大连理工大学出版社
6. 会计电算化对会计内部控制的影响是什么
您好，会计电算化对会计内部控制的影响有以下几项：
1、内部控制的范围扩大
在传统会计的条件下，会计内部控制主要针对经济业务处理，通过凭证传递程序，规定每个工作点完成的任务，并在传递程序中选择控制点进行内部控制。由于电算化信息系统的开发、运行、维护是一个复杂的系统工程，所以电算化会计下的内部控制还要包括系统开发过程的控制、软硬件环境控制、安全保密控制、会计软件维护控制以及电算化会计信息系统使用过程中的数据输入、处理、输出的正确性控制等，会计电算化扩大了会计内部控制的范围。
2、内部控制制度发生了变化
会计电算化改变了原有的会计组织体制，会计工作组织和岗位发生了很大变化。原来根据会计事务的性质设置的各业务核算组已经被撤销，与之相联系的各岗位之间的职权分离、相互制约的牵制制度也发生了改变或不复存在。大中型企事业单位新设置的会计部门由总会计师、数据准备组、操作维护组、财务管理组、会计档案组和系统开发组等组成。其中，财务管理组是电算化会计系统的核心部门，岗位划分比原来更细，并提高了财务管理要求。所以在电算化会计条件下，必须构建内部牵制制度。
3、数据存储介质的变化对会计内部控制产生了影响
在电算化会计条件下，会计数据和信息以电磁信号的形式存储在磁性介质中，是肉眼无法看见的，存储在磁性介质上的数据极易被篡改、破坏，甚至销毁，而且不会留下任何痕迹和可审计线索，这就使得对机内数据和信息的保护变得尤为重要。原来的划线、签章更正错账的方法已不能使用，而且已记过账的凭证不允许直接修改，只能采用凭证冲销的方法。会计数据要定期备份并妥善保管，防止计算机系统故障或受到破坏而造成会计数据丢失。同时，由于数据存储的非直接可见性，使不懂计算机技术的人很难接近和修改会计数据，因此电算化会计条件下对人的控制要集中在对会计信息系统内部人员的控制上。
4、内部控制的形式和重点发生了变化
会计电算化使会计内部控制的形式发生了变化，一些传统的内部控制形式已无存在的意义，如科目汇总、试算平衡、账账核对、账证核对等。由于会计核算工作全部由计算机完成，整个处理过程分为数据输入、处理和输出三个环节，从输入会计凭证到输出会计报表，可以一气呵成。如果系统安全可靠，没有非法操作收稿日期、修回日期或计算机病毒的破坏，是不会出现账账不符、账证不符、试算不平衡现象的。所以数据正确性控制的重点转移到了数据输入环节。同时，计算机的应用也给我们提供了先进的控制技术，使内部控制的许多方法和措施可以利用计算机程序进行控制，如数据正确性的校验、操作权限控制等。计算机控制比人工控制更严格、更可靠，它可以克服人工控制的随意性。总之，在电算化会计条件下，会计内部控制方式已部分地被计算机所取代，由人工控制转移为人机控制。
5、网络财务的应用和发展给会计内部控制提出了新问题
随着网络技术的发展及其在经济领域的应用，网络财务也迅速发展起来。网络财务不仅使会计核算从事后变为实时，而且使财务管理从静态走向动态，从财务部门走向整个企业，走向企业外部，极大提高了财务管理效率。目前的网络财务软件的功能主要包括网上采购、网上销售、网上支付、网上结算、远程报账、远程财务控制、远程报税、远程报关、远程审计、在线资金调度、异地转账等。网络财务使会计介质全面发生变化，出现各种电子单据，如各种发票、结算单据等。在新的形势下如何加强这些功能的控制是会计内部控制必须面对的新问题。
7. 论会计电算化下的会计内部控制
会计电算化环境下企业内控的分析与研究
摘要:随着电子信息产业的不断发展,会计电算化的实施越来越广泛,传统的会计控制方式已不能适应时代的要求,对会计电算化实施后的内控问题也越来越引起人们的关注。文章以适应社会主义市场经济改革与发展的思路及目标为依据,顺应当今网络时代的发展潮流,针对企业内控的有关问题进行探讨。
关键词:会计电算化网络内部控制
笔者所在公司是广东省第一批的中级会计电算化培训机构以及省乡财信息化软件的服务商和新中大财务软件的代理商,对湛江市会计人员以及企业和行政事业单位的会计电算化工作进行了全面的接触。笔者作为一名会计电算化培训教师以及一名审计工作者,深感电子信息化对企业和行政事业单位的冲击,使得财务会计系统的环境和内容都发生了深刻的变革,使人们不得不关注会计电算化环境下企业内控的变化。
一、会计电算化下原手工会计控制方法的失效
手工会计与电算化会计对会计信息的控制有很大的不同。手工会计主要采用结构控制方法,包括设置相互牵制和制约的会计岗位,通过对会计业务的多重反映或者相互稽核关系进行控制。比如,总账、明细账、日记账分别记录,结果相互验证;通过对账和内部审计进行账证核对。账账核对,保证记账的明确;为防止滥用凭证或随意毁损、伪造、修改凭证的发生,采用多联套写凭证或预先编码方式等。而在电算化环境中账账核对已失去意义,对输入凭证的审核成为控制的重点,人员分工要通过系统的授权管理才能实现,数据处理流程要由计算机系统来控制等等,计算机会计系统内部控制的内容更为广泛,技术要求也更高。
二、企业信息化的发展对会计电算化工作的新要求
在企业的生产经营活动中,各项高新技术的应用,诸如电子签约、电子交割、电子结算、电子报关、网上采购等现代电子商务技术的应用,都必须要求有一个能够与之相匹配的电算化会计信息系统作为基础,在组织实施电算化会计信息系统过程中,必须对传统的会计业务流程及其相关功能进行必要的调整。
1.会计业务流程的调整。就目前的技术水平来看,会计业务流程的调整主要表现在会计数据的采集上。在会计信息系统中,数据源形式会变得复杂一些,其实时性也会要求得更高一些。例如,在一笔电子结算业务过程中,电算化会计信息系统既可以接受电子数据作为数据源,也可以接受业务发生以后的相关纸介质传票作为数据源。无疑,前者的实时性明显优于后者,但其安全性尚有待于电子商务技术应用的发展与普及。笔者认为,可以以接受电子数据作为即时数据源,同时辅以接受纸介质传票作为验证数据源的方式,重组会计业务流程。这样,才能够满足现代财务管理对电算化会计信息系统的要求。
2.会计业务的功能调整。在一般情况下,作为电算化会计信息系统基础的会计软件很难全面满足上述的多元化要求。但同时,在会计软件的数据库中又确实存储着足以产生相关会计报告所需的数据,这显然是一种功能上的缺陷,对此有两种方案可供选择:第一种方案,要求会计软件提供上述功能;第二种方案,根据工作需要即时进行数据库数据的人工折取操作。若采用第一种方案,系统成本会增大,且很难保证能够满足所有的即时需求;若采用第二种方案,则对相关会计人员的职业素质有很高的要求,并要求他们必须具备很强的计算机相关软件的使用技能。笔者认为,应该将二者结合起来,从而制定电算化会计信息系统的实施方案,即既要求会计软件提供可以预见的各项公用功能,又同时设立会计数据分析员岗位,进行必要的会计数据人工折取处理工作。
三、电算化下内控的现状分析
1.操作员权限设置不当造成内控失控隐患。实现会计电算化后会计部门的工作岗位分为基本会计岗位和电算化会计岗位,其中后者一般分为电算主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查、数据分析、会计档案资料保管员和软件开发(自行开发软件)各岗。由于企业规模和业务量不同,基本会计岗位和电算化会计岗位可在保证会计数据安全的前提下交叉设置,许多电算化岗位可以由一人担任。
在系统中还有一个不参与具体的会计电算化工作,但非常重要的角色———负
责系统维护的系统管理员。系统管理员的工作内容决定了其岗位的特殊性、重要性。系统管理员负责整个会计电算化信息系统的正常运行,如系统软件、硬件的维护,系统数据保存,网络服务器、数据库的口令等等。从一定程度上说,基层单位会计电算化实施的效果好坏,决定于系统管理员的工作水平高低。
会计电算化工作中,系统管理员一般由具备条件的部门负责人或会计主管担任,也可指定专人担任。但人们往往将系统管理员与数据管理员、网络管理员混为一谈,造成工作中职责不明、权限不清。表现最为突出的问题是系统管理员的权力过大,相当多的单位在赋予系统管理员权限时,都能够调用系统的所有功能,有时甚至完全超过了会计主管的权限。
究其原因,主要有以下两方面的原因:一是一些会计软件本身就允许赋予系统管理员全部工作权限,支持系统管理员享有所谓的“超级用户”权力。二是一些单位对系统管理员的岗位职责认识不清,混淆了会计主管与系统管理员的岗位界限,往往将二者混为一谈。
2.凭证的无痕修改对内控的冲击。在实际工作中,对于已录入并保存的凭证进行修改方式,目前有不少会计核算软件提供了“取消审核”、“反记账”、“反结账”的功能。这些设置给会计人员的会计处理带来许多方便。
所谓电算化会计中“反记账”,事实上也就是将一批原先已经登录到账簿上的发生额从各账簿再予以扣减,使各账簿复至该批凭证登账之前账簿的发生额和余额状态。毋庸置疑,没有人会赞同手工会计下采用“反记账”。对手工的账簿记录,为了保证其有案不可稽,当其发生错误时,不准涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹,不准重新抄写。同时,对两种出错情况的更正应当分别加以严格处理:一是登记账簿时所发生的错误,“应当将错误的文字或者数字划红线注销,但必须使原有字迹仍可辨认”;二是由于记账凭证错误而导致账簿记录发生错误的,则“应当按更正的记账凭证登记账簿”。在实际工作中,由于记账凭证出错而导致账簿记录发生差错时而发生。一般采用两种方式进行相应的修改:一是红字冲销法,二是补充更正法。
“反结账”是当期末已经结账并编制企业会计报表之后,将其“反结账”,则意味可以对该结账月继续输入凭证数据,根据其登账后的账簿重新编制报表。也就是说,将“取消审核”、“反记账”与“反结账”同时使用,结账后可以再增减当月经济业务,账簿错误可以在原错误之处不留痕迹加以修改,而业已记账和编制报表的记账凭证在取消审核后又可对该记账凭证的电子数据不留痕迹地修改。 由上可见,以上功能对会计内控是一个严重的挑战。
3.对审计工作环境的影响。正确处理好会计电算化与审计的关系,会计电算化是对传统手工会计进行了改造和革新后产生的,它将在企业现代化管理中扮演重要角色。会计电算化信息系统的诞生,不仅给传统会计带来革新而且也给传统审计带来巨大冲击。
4.网络环境下电算化系统内控的新问题。传统财务会计理论建立在一系列假设的基础上,即会计主体假设、持续经营假设、会计分期假设和货币计量假设。传统财务会计的四个假设适应传统社会经济环境,并为会计实践检验,证明了其合理性。但是,在互联网走进现代人们的日常生活,并充斥于社会经济活动的各个方面时,以前会计假设所依据的社会经济环境发生了巨大的变革。在新的社会经济环境下,四个会计假设都面临挑战。同时网络会计对传统财务会计实务的影响十分广泛,例如权责发生制、历史成本、财务报告、会计职能、会计模式、会计核算手段等方面都会受到一定的影响。
四、应对方法
1.人员素质的培养是根本。会计信息系统是一个较为复杂的人机系统,会计信息系统的应用与维护需要运用较为复杂的信息技术、会计知识。它首先需要有一支既熟悉计算机技术,又精通会计业务的队伍,在这支队伍中,最重要的组成人员是保证系统正常运行、解决系统运行中出现这样或那样问题的系统维护与管理人员,即系统管理员。其次,由于信息技术发展异常迅速,会计工作规范性进程的不断发展与完善,无论计算机方面的新技术,还是会计业务的新要求,都对会计电算化工作不断地提出更高要求,这就需要系统管理员首先掌握、理解会计电算化的各项新要求,及时调整、更新系统,从而更好地服务于会计电算化工作。
2.严格按照《会计电算化工作规范》操作。选择符合《会计电算化工作规范》要求的软件开发商开发的商业软件,摒弃只图用户使用“方便”,而不顾会计制度要求的不严肃商业行为。
3.分清岗位职责。要求会计人员进一步学习体会在会计电算化条件下的岗位分工,明确职责。加强对操作员岗位尤其是系统管理员及电算主管的权限的约束。在一般情况下,电算主管和系统管理员应由两人分别担当,尤其是实现网络条件的会计软件,从软件的规模、电算化工作的强度与会计业务的工作量上都要求由专门的系统管理员负责。当然,在单位会计人员不多、会计业务量不大、会计软件为单机运行时,电算主管与系统管理员是一个人的情况也是允许的。无论从会计工作的分工、工作的内容、所负责任等方面来讲,电算主管都是本单位的业务总负责人,系统管理员应服从电算主管的工作安排,系统管理员的权限并不是“无限大”的,其所做各项工作都应对电算主管负责。
会计信息处理和输出的控制基本上是通过计算机程序自动进行的,主要取决于应用程序的正确性和环境控制能力,系统设计应具有识别信息失误的能力。同时,要防止无关人员进入计算机程序操作。每一位参与电算化会计的人员都应实施合理授权控制,通过设置操作员口令和上机日志等控制手段,防止差错和舞弊行为;还必须增设专人输入检查控制环节,未经检查,应无法进入下一步会计处理。
4.做好电算化会计信息系统的档案管理控制。为了系统能够安全、健康地运行,档案管理就成为一项重要的基础性工作。在制定电算化会计信息系统的实施方案时,档案管理制度必须是严格且具有实际操作性的。
5.网络电子信息控制方法。一是网上公证形成三方牵制。利用网络所持有的实时传输功能和日益丰富的互联网服务项目,我们可以实现原始交易凭证的第三方监控,即网上公证。二是监控与操作的分离实现了系统内部的有效牵制。三是在线测试的实现使软件内部可能存在的漏洞能够得到及时解决。如我公司对湛江市100多个乡镇使用的乡财软件的维护工作主要是对通过网络的远程控制方式实现的。
6.现代审计活动的控制方式。现代审计活动一般分为查询审核、证实存在和系统分析三个阶段。在查询审核阶段,电算化会计应能为审计提供新的查询线索。因此,电算化会计软件应提供关于“凭证—总账—报表”三者之间的双向查询功能。在证实存在阶段,电算化会计系统应提供多种会计核算方法处理过程供用户和审计员选择,并编写一套审计测试预留通道。系统分析阶段是现代审计重要的过程。系统分析过程的重点是加强电算化会计系统的内部控制。美国注册会计师协会在第3号《审计准则公告》中将电算化会计系统的内部控制分为一般控制和应用控制两类。一般控制是指对会计电算化过程的组织、电算化会计系统的研制开发及应用环境等方面进行的控制。而应用控制是为适应各种会计处理的特殊要求而建立的能预防、检测和更正错误、处理舞弊行为的控制措施。因此,应用控制与会计软件开发密切相关,应特别引起重视。
综上所述,电算化会计控制的关键,一是研究会计控制的要求,即确定会计信息系统的控制点;二是确定计算机硬件设备、开发工具及应用程序是否能达到会计控制的要求。计算机和网络技术越发展,会计控制自动化的程度就会越高。可以想象,当全社会都用计算机网络连接起来以后,就可将规范、标准的原始凭证扫描进入计算机进行自动识别,甚至完全可以采用电子数据网络传输,以尽量减少人为因素。会计控制功能便将大为增强。但由于企业生产经营过程复杂,管理层次多样,会计控制也无法绝对保证企业业务运行、管理及会计信息处理不出一点差错。会计控制系统存在着人为的、非价值因素的影响,无法实现全过程的“绝对自动化”。而且,由于计算机会计系统的采用增加了计算机舞弊这一不安全因素,大大增加了企业会计控制的成本。对于会计控制系统优劣的判断,不能认为其可靠性越高越好,而要遵循成本效益原则,使控制成本小于不采用控制手段造成的损失。
参考文献:
1.杨周南主编.会计电算化中级培训教材.现代出版社,2003
2.黄正瑞主编.会计电算化中级教程.暨南大学出版社,2000
3.薛云奎.手工会计的技术特征及其对电算化会计的局限.会计研
究.1997(11)
4.李守明,李红兵,马维杰.互联网对财务会计的影响.武汉大学学报,1998(6)
8. 如何在会计电算化下进行内部控制
根据国家有关法律法规的规定，企业应当结合部门或系统的内部会计控制规定，建立健全、规范的适合本单位业务特点和管理要求的电子信息技术控制制度，并组织实施。同时在会计电算化环境下，会计控制应随着行业外部环境的变化、单位业务职能的调整和管理要求的提高，不断修订和完善。
1.加强对账务处理程序的控制。根据企业管理和核算要求设置的各种分类业务核算，在实现网络化会计信息系统时，它的主要职能是网上稽核、生成记账凭证、网上传送审批。初始化工作完成后，开始进行软件操作：输入原始凭证和记帐凭证等会计数据，输出记帐凭证、会计帐簿、报表，和进行部分会计数据处理工作，这些要求具备会计软件操作知识，达到会计电算化初级知识培训的水平就可以进入日常账务处理工作。
2.严格对机构的管理与控制。会计基础工作规范要求开展会计电算化和管理会计的单位，可以根据需要设置相应工作岗位，也可以与其他工作岗位相结合。企业进行电子信息技术控制，由于数据处理的精度高和速度快，可以采用一种统一的核算形式，要求建筑企业配备如下具备会计和计算机知识，以及相关的会计电算化组织管理经验的工作人员，并建立会计电算化岗位责任制，要明确各个工作岗位的职责范围，切实做到事事有人管，人人有专责，办事有要求，工作有检查。
3.严格对人员的管理与控制。在现代企业中，管理人员、内部审计人员或其他工作人员对内部控制富有责任，而会计工作的特殊性决定了会计人员是最好的内部控制执行者。在建筑企业内部，会计工作同样是企业管理的中心环节。做好内部牵制的内部控制制度必须根据会计法律法规的规定，从职业道德建设和财务工作制度两方面加强对会计从业人员的管理和监督。
4.会计信息系统安全的内部控制。建立一套完善的操作管理制度，规定操作人员的工作职责和工作权限，预防原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而输入计算机的措施；预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经核对而登记机内的账簿上的措施。其次系统软件的安全保密至关重要不容忽视，要设置用户权限。从系统的安全性和财务人员具体业务范围出发，可以将系统的用户进行分级管理，不同的操作权限只授予相应级别的员工；同时建立系统日志，对用户使用财务软件系统的运行记录起始号、登录时间、退出系统时间等及时跟踪所形成的记录，其阅读权只授予具有最高权限的系统管理员，不允许任何人擅自删除自身对日志中的操作记录。
5.网络安全的防范。企业应该做到系统隔离，从网络安全级别考虑划分合理的网络安全边界，使不同安全级别的网络或信息媒介不能相互访问，从而达到安全运行的目的。健全必要的防治计算机病毒的措施，设置网络防火墙，保证网络的安全性，注意网络病毒的防范，企业通过安装杀毒软件，通过系统扫描，进行预防性检查；通过入侵检测，检测网络中是否有违反安全策略的行为和遭受攻击的迹象，同时还应提高工作人员的计算机防毒意识以保障会计信息系统免受互联网的伤害。
6.备份系统设计。备份的目的是为了防备突发的意外事故，如自然灾害、病毒侵入、人为的破坏等。由于这些意外事故发生的不确定性，企业应当灵活确定备份方案，最佳备份方案是自动化备份方案，能够做到对数据库进行在线备份、自动备份以保证数据完整性，同时备份过程中出现问题能够自动报告，以便能方便的管理备份设备。
采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，会计档案数据要保存双备份防止由于磁性介质损坏，而使丢失。