電算化會計檔案的保管要求有哪些
❶ 會計電算化下如何保管會計檔案
一、數據資料管理與保密 機內數據文件及其備份和作為會計檔案資料列印輸出的各種憑證、帳冊、報表，應按有關財會制度使用、保管。 1、現金記帳憑證及日記帳的輸出及保管。 現金收付業務要做到當日業務當日清。現金記帳憑證一律由專職會計人員手工做記帳憑證，審核無誤後當日輸入計算機並列印出現金日記帳頁，審核後交現金出納人員核對現金庫存，相符後出納員及主管負責人在帳頁上蓋章，按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印，年終將各月現金日記帳順序裝訂成冊，加蓋封印妥為保管。 2、銀行記帳憑證、帳冊的輸出與保管。 銀行記帳憑證分機制憑證和手編記帳憑證兩種。有關財務人員必須及時把經審核無誤的原始憑證或手編憑證，當日輸入計算機並列印銀行日記帳，以保證銀行出納當日業務當日清。銀行帳頁經出納審核無誤後，出納和主管會計簽字蓋章，按日裝訂成冊，年終將各月銀行日記帳順序裝訂成冊，並加蓋封印，妥為保管。 現金、銀行記帳憑證可採取匯總的方式，裝訂成冊，妥為保管。 3、轉帳憑證的輸入、輸出與保管 轉帳憑證包括手編憑證和機制憑證兩種，有關會計人員應及時將審核無誤的原始憑證或手工編制的記帳憑證，輸入計算機。機制憑證在輸入計算機後要列印輸出，並與手編憑證同樣裝訂成冊，妥為保管。 4、科目匯總表、帳簿列印時間。 （1）現金、銀行日記帳每天列印。 （2）銀行余額調整表每月列印一次。 （3）總分類帳和各種明細分類帳每月列印一次。 （4）現金、銀行存款、轉帳記帳憑證的科目匯總表每本列印一次，並同該本記帳憑證一起裝訂。 （5）會計報表、計算表、分析表，按管理要求和時間列印輸出，經有關財會人員審核無誤後簽字生效。 5、其他 由機器列印輸出的會計檔案發生缺損時，必須補充列印，並要求操作人員在列印輸出的帳頁上簽字蓋章，財務主管簽字蓋章認可。 二、數據備份管理 1、由於會計核算數據的重要性，必須經常進行備份工作。 2、在日常工作中，准備三套軟盤循環使用，隔日進行備份，以避免意外和人為錯誤造成對工作的干擾。 3、需要做備份的包括系統設置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月帳務文件、報表文件及其他核運算元系統的數據文件。 4、機內憑證及總分類帳、明細分類帳、報表，應視同會計資料按月做兩套軟盤備份，交會計檔案保管員分別放置在不同地方妥為保管。 三、會計檔案管理 1、會計檔案存檔手續：列印輸出的憑證、帳冊、報表，必須有會計主管的簽章才能存檔保管。 2、為保證備份數據的安全，備份軟盤必須貼上防寫標簽，裝入盤套，放進硬盒，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。 3、由列印輸出的憑證、帳冊、報表等書面形式的會計檔案按《會計檔案管理辦法》規定的保管期限和管理辦法管理。 4、隨計算機配置而來的操作系統、各類應用程序軟體以及購買的商品化會計核算系統軟體，和以上軟體的備份磁碟，作為會計檔案保管。 5、各類會計檔案的出借，均必須經過會計主管審批同意並簽章，如果對備份磁碟的操作可能危及該備份磁碟的完整性，應製作該備份磁碟的復製件，使用復製件進行操作。 6、必須加強會計檔案的保密工作，任何人如有偽造、非法塗改變更、故意毀壞數據文件、帳冊、備份磁碟等的行為，將受到行政處分，情節嚴重者，將追究其法律責任。相關熱詞：會計電算化檔案實務操作
❷ 實現會計電算化後，舍計檔案的管理有哪些要來
按照《會計檔案管理辦法》和《會計基礎工作規范》的規定，對實行會計電算化單位的會計檔案管理增加了以下管理要求：
有關電子數據、會計資料等應當作為會計檔案進行管理。
2.採用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存列印出的紙質會計檔案。具備採用磁帶、磁碟、光碟、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由主管部門統一規定，並報財政部、國家檔案局備案。
具體規定：
《會計基礎工作規范》第四十五條各單位的會計憑證、會計帳簿、會計報表和其他會計資料，應當建立檔案，妥善保管。會計檔案建檔要求、保管期限、銷毀辦法等依據《會計檔案管理辦法》的規定進行。實行會計電算化的單位，有關電子數據、會計資料等應當作為會計檔案進行管理。
《會計檔案管理辦法》第十二條 採用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存列印出的紙質會計檔案。具備採用磁帶、磁碟、光碟、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由業務主管部門統一規定，並報財政部、國家檔案局備案。
❸ 電算化會計檔案包括哪些
電算化會計檔案包括：
存儲在磁碟上（硬碟和軟盤）的會計文件
列印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表
電算化會計系統中的所有系統軟體、會計軟體程序及其全套文檔資料
❹ 實行會計電算化後會計檔案管理有什麼變化
新的《會計檔案管理辦法》增加並明確了電子會計檔案的管理要求。在會計檔案的范圍、保管、移交、銷毀等方面對電子會計檔案均進行了相應規定，主要包括：
一是將電子會計檔案納入了會計檔案的范圍，規定會計檔案包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。
二是規定滿足一定條件時單位內部生成和外部接收的電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存。
三是要求電子會計檔案移交時將電子會計檔案及其元數據一並移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定；特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平台一並移交。
四是要求電子會計檔案的銷毀由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。
❺ 怎樣保管會計電算化檔案
會計電算化
檔案的保管是重要的
會計基礎工作
。計算機替代手工記賬後，
會計檔案
增加了新的內容。例如，存有
會計數據
的磁性介質，與
源程序
有關的文件資料等。因此，在電算
檔案管理制度
中，對電算化
會計資料
的范圍、存貯方式、存放環境、借閱會計檔案等都有相應的管理制度。實施電算化後應加強對會計電算化檔案的管理。基本方法是：（l）確定管理范圍
。電算會計檔案內容主要包括本單位各種
會計憑證
、
會計賬簿
、會計報表、
財務計劃
、
單位預算
和重要的
經濟合同
、開發設計說明書，以及源程序文件、用戶操作規程及使用手冊、電算化會計科目及科目代碼表、
會計報表格式
、報表
取數
公式、
自動轉賬
公式及其他計算公式、檢驗公式等，存貯於磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計資料。
（2）制定管理措施
。與手工方式一致，電算化方式生成的證、賬、表等會計檔案，應按規定立卷歸檔保管。其保存期限應按照《
會計檔案管理辦法
》（1998
[財會字]132號），"會計
檔案保管期限表
"中所列的保存期限進行管理。會計相關職能部門應緊密配合，確認合法的會計檔案內容，制定嚴格管理措施。
（3）磁性介質的管理
。存貯於磁性介質上的會計資料，在未列印成書面資料前要妥善保管，並制定科學合理的單位內部會計電算化會計資料保存期限。在單位內部電算檔案管理制度中，必須明確備份數據的時間間隔。備份盤也要定期復制，以防止磁性介質老化等技術問題導致數據損壞或丟失，提高電算化會計資料保存的
安全系數
。
（4）會計檔案存放要求
。電算化會計資料存在於磁性介質中，所以對電算化會計檔案資料的存放，要求做到防火、防潮、防塵、防熱、防磁、防凍。重要的會計數據應雙備份，並分別存於兩個以上不同的地點。會計數據的備份盤，應對標號方法進行統一規定，列入檔案管理制度的書面文件。備份盤應貼寫好保護標簽，存放於鐵皮保存櫃中。按財政部要求，大中型企業應採用磁帶、光碟、微縮膠片等介質存儲數據，盡量少用軟盤存儲會計檔案。
（5）開發資料管理
。
會計電算化系統
開發的全套文檔資料視同會計檔案進行管理。其保存期限截至該系統停止使用或有重大更改後的第五年。
此外，電算化檔案的借閱、書面資料的裝訂、病毒檢測間隔周期等，也應根據具體情況制定相應的管理制度。
❻ 對會計電算化的檔案管理要求有
對會計電算化檔案管理要做到防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應准備雙份，存放在兩個不同的地點
❼ 淺議電算化下的會計檔案管理
張秀娟
(河南省有色金屬地質礦產局)
一、電算化會計檔案管理概述
電算化會計檔案，是指存儲在計算機中的會計數據和計算機列印出來的書面等形式的會計數據。會計數據是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表等數據，以及會計軟體系統開發運行中編制的各種文檔以及其他會計資料。
二、電算化會計檔案管理的內容
電算化會計檔案管理是非常重要的會計基礎工作，單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀管理制度，並由專人負責管理。財政部1996年6月30日頒布的《會計電算化工作規范》中規定:
(1)電算化會計檔案管理是重要的會計基礎工作，要嚴格按照財政部有關規定的要求對會計檔案進行管理，由專人負責。
(2)對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應准備雙份，存放在兩個不同的地點。
(3)採用磁性介質保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由於磁性介質損壞，而使會計檔案丟失。
(4)通用會計軟體、定點開發會計軟體、通用與定點開發相結合會計軟體的全套文檔資料，以及會計軟體程序，視同會計檔案保管，保管期截至該軟體停止使用或有重大更改之後的5年。
三、目前電算化下會計檔案管理存在的問題
(1)電算化會計檔案本身性質帶來的問題。電算化會計檔案需在一定的系統內才可視，因此目前許多單位因為沒有將會計軟體的版式及軟體系統很好地保存，導致在電算化軟體升級後，不同版本下的會計數據不能被調用;《會計檔案管理辦法》第十二條規定:採用計算機進行會計核算的單位應當保存列印出紙質會計檔案，並對保存期限做了規定，但目前由於一些單位受條件限制，沒有配備激光列印機或噴墨列印機，還在使用老的針式列印機，致使列印輸出的紙介質會計檔案達不到規定的保存期限;沒有按照國家檔案局規定的庫房管理制度標准，建立專門的電算化會計檔案保護制度;未選擇質量優良的磁碟介質進行會計檔案數據備份，未實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數據因此損壞或丟失。
會計電算化工作是一種無紙化工作，所產生的數據均存在計算機的硬碟上，實際工作中常有以下幾種不當情況發生:一是部分操作人員未養成每天備份的習慣，機器一旦出現故障，則部分賬務數據將會丟失。二是不少操作者對備份的數據盤不能做到定期檢查，一旦發生問題就無法進行補救。三是習慣性用軟盤備份。由於軟盤存在著容量小、易出故障等缺陷，在數據恢復上易出現麻煩。
(2)會計檔案管理制度不完善。准確、真實和安全是會計檔案的生命所在，是對會計工作提出的最基本的要求。由於會計檔案主要對財務收支進行價值量的記錄和描述，反映經濟活動的質的變化，要求極准確的資料。然而在會計電算化條件下，由於會計數據被記錄在磁碟或光碟等磁性介質上，在技術上對電子數據非法修改可做到不留痕跡。若被修改，就很難辨別出經濟業務的「原貌」，會計信息的真實性就難以保證;再者，電算化條件下，會計數據的高度集中在磁碟、光碟等磁性介質上，未經授權的人員出於私利和不正當的目的有可能通過計算機和網路瀏覽全部數據文件，復制、偽造、銷毀一些重要的會計數據，會計信息的完整性、安全性也因此受到挑戰。可見，由於磁性材料易被遺失、污染、竄改、復制、銷毀等，因此，防潮、防盜、防塵、防火、防竄改、防過期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作成了電算化會計檔案管理的重要內容。
(3)缺乏必要的計算機維護、網路安全人才。眾所周知，電算化下的檔案管理涉及軟體、系統安全、維護等一系列專業的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的培訓，然後就去操作系統，在一定層面上而言，會計人員僅學會了操作，而管理與維護對他們而言就非常陌生，由此導致的結果與損失也非同小可。一般會計人員業務經驗豐富，但計算機專業知識卻很匱乏，難以勝任用計算機處理會計業務工作。他們在使用微機處理業務的過程中往往很多是除了開機使用財務軟體之外，對微機的軟硬體知識了解甚少，一旦微機出現故障或與平常見到的界面不同時，就束手無策，即使廠家在安裝會計軟體時都做了系統的培訓，但一些從未接觸過計算機的會計人員入門還是很慢，而且在上機時經常出現誤操作，一旦出錯，可能就會使自己很長時間的工作成果付諸東流，使系統數據丟失，嚴重的導致系統崩潰。
四、電算化會計檔案管理問題形成的原因
(1)對會計電算化本身理解的偏差。我國電算化事業起步較晚，人們的思維觀念還未充分認識到電算化的意義及重要性。多數單位電算化都是應用於代替手工核算，僅僅是從減輕會計人員負擔、提高核算效率方面入手，根本未認識到建立完整的會計信息系統對企業的重要性，使現有會計提供的信息不能及時、有效地為企業決策及管理服務。同時，在軟體更新及硬體投入等方面支持力度不夠，更不用說建立企業內部區域網，以及注冊自己的網站，根本沒能利用信息技術優勢來提高企業運作效率。
(2)尚未引起有關部門的重視。不論是檔案管理部門還是檔案形成部門，對歸檔工作重視不夠，檔案部門缺乏必要的措施及相應的業務指導，造成檔案形成部門交什麼、交多少都任其自然的狀況，嚴重妨礙了電子文件、數據的歸檔。
(3)缺乏明確的規章制度。由於沒有完善的、針對電子文件的制度規范，電算化會計檔案的歸檔工作處於無序狀態。歸檔時仍舊沿襲手工管理時的老做法，只歸檔紙質文件，而且是將原來用手工記錄的賬簿、報表，改成了用計算機列印出來的賬簿、報表。從而只突出強調了會計業務工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規范化管理納入會計人員崗位責任制中，也沒有配備專人管理會計檔案。
(4)電算化會計軟體升級快。由於會計電算化軟體近年來頻繁更換和升級，原相關的會計軟體和文檔資料也容易出現不相兼容的情況，如果處理不當這部分會計資料不僅得不到有效的保管和發揮應有作用，同時也不符合內部控制制度的要求。
五、如何改善電算化下的會計檔案管理
1.完善電算化下會計檔案管理各項制度
會計電算化檔案的管理是重要的會計基礎工作。計算機替代手工記賬後，會計檔案增加了新的內容。因此，在電算檔案管理制度中，對電算化會計檔案的歸檔、保管、借閱、備份等都有相應的管理制度。實施電算化後應加強對會計電算化檔案的管理。基本方法是:
(1)建立電算化會計檔案的歸檔制度。首先應確定歸檔范圍。電算會計檔案內容主要包括本單位各種會計憑證、會計賬簿、會計報表、財務計劃、單位預算和重要的經濟合同、開發設計說明書，以及源程序文件、用戶操作規程及使用手冊、電算化會計科目及科目代碼表、會計報表格式、報表取數公式、自動轉賬公式及其他計算公式、檢驗公式等，存儲於磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計資料。會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟體程序，都應視同會計檔案保管;會計數據在未列印成書面形式輸出之前，應妥善保管並保留副本，記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬應列印輸出，並按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時列印輸出有關賬簿、報表。
(2)建立電算化會計檔案的保管制度。與手工方式一致，電算化方式生成的證、賬、表等會計檔案，應按規定立卷歸檔保管。會計相關職能部門應緊密配合，確認合法的會計檔案內容，根據國家檔案局的標准做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序對數據磁碟、光碟等，建立電算化會計檔案保管制度。一般情況下，企業每一至兩年應對會計檔案進行一次大的清理，發現紙質檔案有損壞要進行修補，而對磁性介質檔案每年應進行一次復制，以防磁碟等介質損壞造成會計數據丟失。每年年終決算後，將會計信息記錄在一次性刻寫光碟上。這樣不僅光碟有效保存期限長(超過15年)，完全能夠滿足一般會計賬簿保管的需要而且一次刻錄後，光碟不再能重復擦寫，可以有效防止數據被非法修改或病毒破壞。
(3)建立嚴格的借用手續制度。要建立嚴格的電算化會計檔案借閱手續制度和使用許可權制度，電子會計檔案信息未經單位負責人同意嚴禁拷貝給其他單位或個人，會計數據磁碟不得帶出財務(檔案)室，財務人員因工作需要查閱會計檔案時，必須按規定順序及時歸還原處，若要查閱入庫檔案，必須辦理有關借用手續。公司內各單位若因公需要查閱會計檔案時，必須經本單位領導批准證明，經財務經理同意，方能由檔案管理人員接待查閱。外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信，經財務經理同意後，方能由檔案管理人員接待查閱，並由檔案管理人員詳細登記查閱人的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱理由。存放在磁介質上的會計資料借閱歸還時，還應該認真檢查，防止感染病毒。
2.提高會計部門人員素質，完善人員配置結構
由於電算化會計，不僅僅是要實現傳統會計的功能，更有其他利用計算機高速度計算、分析能力的功能，所以必須相應增加專業人才，加強對電子檔案的管理，為提供更有效的會計信息打好基礎;同時電算化軟體維護及系統安全的要求較高，這也需要會計部門相應增加一定數量的電腦高級人才，維護日常運作，開發更合理、高效的軟體。
會計系統是由人來操作的，一個系統是否安全，不但取決於系統本身，更應該注意操作使用人員的素質，未經有效的業務訓練和不具備良好職業道德的員工本身，對系統的安全是一種威脅。要提高會計人員計算機業務素質，必須大力加強人才培訓的力度。企業應立足於國際水準，培養或聘用一批高級技術人才，推動企業電算化事業由「核算型」向「管理型」、「智能型」轉變。各基層單位應積極支持及組織會計人員學習和提高會計電算化知識，培養復合型人才，為本單位盡快建立高效的會計信息系統創造條件。
同時，要加強並制定實事求是的會計電算化人員培訓計劃，要注重實效，不搞一刀切。對會計人員、系統維護人員、系統管理人員，應按不同內容、不同要求進行培訓。對系統維護人員，應盡量聘用社會上的計算機專業人員，畢竟，計算機系統維護是一項專業性很強的工作，對這些計算機專業人員只要簡單的會計培訓，就可以收到良好的效果。
3.重視理論研究，提高思想重視程度
電算化會計檔案管理的理論基本問題研究透徹了，會計軟體的研製就有了明確的方向和目標，才能更符合實際工作的要求，更好地服務於會計工作，以實現會計電算化的效益原則。
實現會計電算化的企業單位，有關領導應當高度認識對電算化會計檔案資料進行科學化管理的重要性，並督促有關制度的建立。
與此同時加大會計法規實施力度，強化單位負責人的第一負責人意識，增強法紀觀念，做到有法必依，執法必嚴，違法必究，從而使會計違規違法行為無立足之地。
六、結論
電算化會計檔案作為會計檔案的一部分，它與傳統形式的會計檔案相互配合、密切聯系。如果說傳統形式的會計檔案是電算化會計檔案的基礎，那麼電算化會計檔案就是電算化獨特的個性，它代表著未來會計規范化、現代化的發展方向，因此要充分發揮電算化會計的強大功能，必須做好電算化會計檔案管理這一基礎會計工作。
參考文獻
張前.2001.電算化環境對會計檔案的影響及管理要求.
李新惠.2002.電算化會計檔案應注意的問題.
郭利萍.2002.電算化會計檔案制度的建立.
❽ 簡述會計電算化檔案的基本要求
（一）會計核算軟體的基本要求
根據《會計法》和國家統一的會計制度規定，會計核算軟體設計、應用、維護應當符合以下基本要求：
1．會計核算軟體設計應當符合我國法律、 法規、規章的規定，保證會計數據合法、真實、准確、完整，有利於提高會計核算工作效率。
2．會計核算軟體應當按照國家統一的會計制度的規定劃分會計期間，分期結算賬目和編制會計報表。
3．會計核算軟體中的文字輸入、屏幕提示和列印輸出必須採用中文，可以同時提供少數民族文字或者外國文字對照。
4．會計核算軟體必須提供人員崗位及操作許可權設置的功能。
5． 會計核算軟體應當符合 GB/T 19581—《信息技術 會計核算軟體數據介面》國家標準的要求。
6．會計核算軟體在設計性能允許使用范圍內，不得出現由於自身原因造成死機或者非正常退出等情況。
7．會計核算軟體應當具有在機內會計數據被破壞的情況下，利用現有數據恢復到最近狀態的功能。
8． 單位修改、升級正在使用的會計核算軟體、改變會計核算軟體運行環境，應當建立相應的審批手續。
9．會計核算軟體開發銷售單位必須為使用單位提供會計核算軟體操作人員培訓、會計核算軟體維護、版本更新等方面的服務。
❾ 建立電算化會計檔案管理制度的主要內容
1、電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬碟中的會計數據以其它磁性介質或光碟存儲的會計數據和計算機列印出來的書面等形式的會計數據；會計數據是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）等數據；
2、電算化會計檔案管理是重要的會計基礎工作，要嚴格按照財政部有關規定的要求對會計檔案進行管理，由專人負責；
3、對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應准備雙份，存放在兩個不同的地點；
4、採用磁性介質保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由於磁性介質損壞，而使會計檔案丟失。
5、通用會計軟體、定點開發會計軟體、通用與定點開發相結合會計軟體的全套文檔資料以及會計軟體程序，視同會計檔案保管，保管期截止該軟體停止使用或有重大更改之後的五年。
❿ 會計電算化檔案的基本要求當年的會計檔案在會計年度終了後,可暫由本單位財務會計部門保管三年.
會計檔案在會計年度終了後,可暫由本單位財務會計部門保管1年.