財務會計電子檔案

Ⅰ 會計電子數據的保存期限和方法

每年會計結算後，列印紙質報表、帳冊留檔。全部電子資料備份一次，主要備份到除系統盤以外的盤上。另外備份到光碟或磁碟上，防止電腦病毒破壞備份盤就可以了。（如果電腦中病毒，立即用光碟或磁碟恢復）。

根據會計檔案管理辦法的有關規定，企業會計檔案保管期限如下：

一、會計憑證

1、原始憑證：15年

2、記賬憑證：15年

3、匯總憑證：15年

(1)財務會計電子檔案擴展閱讀：

會計賬簿保管期限：

1、總分類賬：15年

2、明細分類賬：15年

3、現金、銀行存款日記賬：25年

4、其他日記賬：15年

5、固定資產卡片：固定資產報廢清理後5年

6、輔助賬簿：15年

財務報告保管期限：

1、月、季度財務報告：3年

2、年度財務報告：永久

Ⅱ 財務會計檔案如何封裝

會計檔案的裝訂。會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。
①會計憑證的裝訂。
一般每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年分月妥善保管歸檔。
A．會計憑證裝訂前的准備工作：
會計憑證的裝訂
a．分類整理，按順序排列，檢查日數、編號是否齊全；
b．按憑證匯總日期歸集（如按上、中、下旬匯總歸集）確定裝訂成冊的本數；
c．摘除憑證內的金屬物（如訂書針、大頭針、回形針），對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數字完整；
d．整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發現缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺，領料單、入庫單、工資、獎金發放單是否隨附齊全；
e．記賬憑證上有關人員（如財務主管、復核、記賬、制單等）的印章是否齊全。
B．會計憑證裝訂時的要求：
a．用「三針引線法」裝訂，裝訂憑證應使用棉線，在左上角部位打上三個針眼，實行三眼一線打結，結扣應是活的，並放在憑證封皮的裡面，裝訂時盡可能縮小所佔部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便於事後查閱；
b．憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印製，封面規格略大於所附記賬憑證；
c．裝訂憑證厚度一般1．5厘米，方可保證裝訂牢固，美觀大方。
會計憑證裝訂後的注意事項。
a．每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章；
b．在封面上編好卷號，按編號順序入櫃，並要在顯露處標明憑證種類編號，以便於調閱。
②會計賬簿的裝訂。
各種會計賬簿年度結賬後，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應按時整理立卷。基本要求是：
A．賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數核對各個賬戶是否相符，賬頁數是否齊全，序號排列是否連續；然後按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂。
B．活頁賬簿裝訂要求：
a．保留已使用過的賬頁，將賬頁數填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，用質好的牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊。
b．多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等不得混裝，應按同類業務、同類賬頁裝訂在一起。
c．在本賬的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，會計主管人員和裝訂人（經辦人）簽章。
C．賬簿裝訂後的其他要求：
a．會計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角，錯頁、掉頁、加空白紙的現象。
b．會計賬簿的封口要嚴密，封口處要加蓋有關印章。
c．封面應齊全、平整，並註明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存（借）款日記賬、分戶明細賬。
d．會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如現金日記賬全年按順序編制卷號；總賬、各類明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。
③會計報表的裝訂。
會計報表編制完成及時報送後，留存的報表按月裝訂成冊謹防丟失。小企業可按季裝訂成冊。第一，會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數，上邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補後，完整無缺地裝訂；第二，會計報表裝訂順序為：會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底；第三，按保管期限編制卷號。

Ⅲ 電子檔案與紙質會計檔案的保管期限一樣嗎

《會計檔案管理辦法》已經財政部部務會議、國家檔案局局務會議修訂通過，現將修訂後的《會計檔案管理辦法》公布，自2016年1月1日起施行。
明確電子會計檔案的合法地位。新《辦法》規定，在會計檔案管理過程中，對符合電子檔案條件的會計檔案，可通過電子檔案形式保存，降低管理成本。
會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。
電子檔案與紙質會計檔案的保管期限一樣。

Ⅳ 企業的會計檔案可以使用電子掃描件嗎

• 不可以的，

根據《會計檔案管理辦法》

........................

第五條會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括：

（一）會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

（二）會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。

（三）財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附註及文字說明，其他財務報告。

（四）其他類：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

第六條各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

...................

第十二條採用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存列印出的紙質會計檔案。

.....................

Ⅳ 怎樣建立財務電子檔案管理

1、建立財務檔案庫房；
2、參照國家財政部、國家檔案局發布的《會計檔案管理辦法》及結合企業（部門）自身情況指定出有效的會計檔案管理制度；
3、明確會計檔案包含內容，編制財務檔案明細登記表；
4、專人專管、進出（借、還）登記、按規定擺放或定期整理裝箱；
5、有條件的對能掃描的原件建立電子文檔庫（PDF格式），方便查閱、減少原件的借閱；
6、由IT部門協助對電子文檔庫設置共享許可權級別。

Ⅵ 請問會計檔案和財務檔案的區別是什麼

由於財務與會計的職能不同,所以它們在各自活動中產生的檔案性質也不同。它們之間的區別主要表現在以下兩個方面：

1，職能不同：財務的職能是籌集分配和調節使用資金，而會計的職能是反映和監督資金運動過程。

2，實現職能的方式不同,財務職能的實現主要依據編制和掌握各項財務預算計劃，而會計職能的實現則是通過會計核算。

還需要注意財務活動產生的計劃、制度、規定等材料,不構成專門檔案的一個類別，而會計核算活動中產生的會計憑證、會計賬簿、財務報告等材料則具備專門檔案的性能。因此,財務會計部門在會計核算活動中形成的專業材料，不宜稱為財務檔案或財會檔案,只有使用會計檔案概念，才能准確地反映這種專門檔案的本質屬性。

(6)財務會計電子檔案擴展閱讀：

會計檔案特點：

1，形成范圍廣泛，凡是具備獨立會計核算的單位，都要形成會計檔案。這些單位有國家機關、社會團體、企業、事業單位以及按規定應當建賬的個體工商戶和其他組織，一方面會計檔案在社會的各領域無處不有，形成普遍。

另一方面，會計檔案的實體數量也相對其他門類的檔案數量更多一些。尤其是在企業、商業、金融、財政、稅務等單位，會計檔案不僅是反映這些單位的職能活動的重要材料，而且產生的數量也大。

2，檔案類別穩定。社會上會計工作的種類繁多，如有工業會計、商業會計、銀行會計、稅收會計、總預算會計、單位預算會計等，但是會計核算的方法、工作程序以及所形成的會計核算材料的成分是一致的，即會計憑證、會計賬簿、財務報告等。

會計檔案內容成分的穩定和共性，是其他門類檔案無可比擬的，它便於整理分類，有利於管理制度的制定和實際操作的規范、統一。

3，外在形式多樣。會計專業的性質決定了會計檔案形式的多樣化。會計的賬簿，有訂本式賬、活頁式賬、卡片式賬之分。財務報告由於有文字、表格、數據而出現了16開或8開的紙張規格以及計算機列印報表等。會計憑證在不同行業，外形更是大小各異，長短參差不齊。

會計檔案的這個外形多樣的特點，要求在會計檔案的整理和保管方面，不能照搬照抄管理其他門類檔案的方法，而是要從實際出發，防止「一刀切」。

Ⅶ 會計檔案電子化的意義

尤其是疫情期間，優化和拓展「非接觸式」電子憑證的必要性更為凸顯，而當下企業會計檔案管理工作面臨困擾：

會計檔案量大，會計憑證、合同、報告等材料多；
流程管理體系未拉通，不利檔案整體管理；
沒有紙質檔案與電子的索引關系，查閱繁瑣困難；
無監督、易丟失、被篡改損毀，無法保證完整性。
在歸檔過程中，對於檔案移交、上架、盤點、銷毀等，企業如何實現高效在線管理呢？解決方案，詳見下文。

檔案系統體系：財務「雲」端化

雲計算、雲共享等技術愈發成熟，加速企業會計管理信息化進程，如何在「無紙化時代」雲領風騷？！財務雲檔案管理系統的出現，恰是市場大浪淘沙後的一粒「金子」。

財務雲檔案管理系統靈活對接企業前端業務系統，實現財務檔案與業務環節拉通，檔案自動採集，且電子檔與實物檔保持信息一致。除了作為獨立系統的解決方案，還可以與財務共享中心結合，形成綜合解決方案，互補增強。

Ⅷ 電子會計檔案有什麼好處

會計檔案的數字化,使會計核算資料的記錄方式發生了根本性的變革。一方面,它改變了信息的承載介質,使原來的各種信息媒體,包括紙張、膠片、錄像帶等,向信息的計算機存儲方式,如磁碟、光碟等加快轉移。這大大提高了會計信息處理的質量和速度,有利於及時、准確、全面地為國家經濟社會發展和部門單位的經營管理提供可靠的財務會計信息。

什麼是電子會計檔案管理：

1.會計電子檔案對環境的依賴性強。會計電子檔案的使用依賴於計算機的硬體和軟體系統，會計電子檔案的儲存對周圍環境要求苛刻。磁性介質對環境的要求較高，不僅要防水、防火，還要防塵、防磁，而且對溫度還有一定要求，從而增加了數據的脆弱性。如果不在數據安全方面加強管理，則數據丟失和毀損的可能性較之手工會計系統大大提高。[1]

2.會計電子檔案缺乏直觀可視性。傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質上的會計電子檔案必須在特定的計算機硬體和軟體環境中才能可視。數字化的特徵使會計電子檔案缺乏視覺的直接感染力，導致會計電子檔案與會計信息使用者之間缺乏人性化的和諧關系。

3.會計電子檔案具有技術性。技術文檔主要是指與會計電子檔案的設計和使用密切相關的技術性文檔，解釋會計電子檔案的設計和運行情況。技術文檔主要分為開發性技術文檔和使用性技術文檔。開發性技術文檔主要描述會計電子檔案系統開發過程中的各種分析、設計情況。使用性技術文檔主要用來指導用戶對會計電子檔案系統進行操作、利用。

4.會計電子檔案控制的復雜性。一般來說，信息化程度越高，採用的程序化控制要求也越多。目前我國常用的程序化控制有計算機軟體控制、輸入數據的機內檢驗等。會計電子檔案系統控制技術的復雜性表現在系統人工控制與各類程序化控制相結合。

電子會計檔案有什麼保管原則：

1.會計電子檔案的整理一般採用「三統一」的原則。即分類標准統一、檔案形成統一、管理要求統一，並分門別類按各卷順序編制電子檔案順序號。電子檔案順序號應包含盡可能多的信息特徵，具有規范性、通用性和合理性。此外，電子檔案順序號的容量應具有超前性，能滿足未來會計電子檔案業務發展的需要。[1]

2.嚴密的監察。會計電子檔案保管的標准操作規程應要求對操作活動進行嚴密的監察和檢查。其包括定期地對控制台記錄、作業記錄和實施記錄加以審查和比較。

3.應急規則。應制定適宜的計劃和規程來應對程序、文件和設備遭受火災、水災、斷電、通訊中斷、盜竊等突然事故和緊急情況。典型的應急措施包括文件備份、程序備份、備份與原件分開存放等方面的要求。

4.數據文件標准控制。文件的處置規則是用來防止數據文件被誤用、損毀等情況的，包括文件名、保留日期、文件重建、存放地點等方面的規則。所有的文件均應由保管員在檔案室加以保管，並嚴格限制別人接觸文件。

會計電子檔案有什麼保管要求：

1.建立嚴格的內部控制制度。

內部控制制度是指一個企業或單位為了保護資產的安全性、會計資料的准確性和可靠性、提高經營效率以及貫徹執行其規定的管理方針而在組織內部採取的一系列制度、方法和手續。與傳統內部控制相比不同的是，會計檔案信息化要求內部控制的范圍相應擴大，其中包括一些手工會計系統中沒有的控制內容，如對系統開發過程的控制、數據編碼的控制以及對調用和修改程序的控制等。會計檔案信息化要求內部控制的手段更加多樣化，程序化控制是其主要的控制手段。不難看出，保證資料准確、可靠是內部控制的主要目的，內部控制制度可有效地保證會計電子檔案的安全和可靠。

2.建產嚴格的認證制度，引入加密技術。

在手工會計系統中，數據的處理和存儲均分散於各個部門和人員，而會計電子檔案系統的突出特點是數據的處理和存儲的集中化，由此給數據安全帶來一定的威脅。如未經授權的人員可以利用計算機輕而易舉地瀏覽大部分文件和數據，從而使得機密數據被泄露。而嚴格的認證制度可以防止未經授權的人員進入會計電子檔案系統。認證技術包括不同許可權的口令認證、指紋認證、全息認證等。加密技術的引入可有效保證數據的安全性。密碼學就是在破譯和反破譯的過程中發展起來的。加密演算法就是用基於數學計算方法與一串數字(密鑰)對普通的文本(信息)進行編碼，產生不可理解的密文的一系列步驟。發送方在信息發送到公共網路或互聯網之前將消息進行加密，接收方收到消息後對其解碼(亦稱為解密)，所用的程序稱為解密程序，這是加密的逆過程。

3.建立授權操作制度，實行崗位專人專職制度，避免越權操作。

根據責、權、利、效相結合的原則，對不同的崗位賦予不同的許可權，可設立系統主管、管理員、操作員等崗位。不同的崗位有不同的職責，在會計電子檔案管理中肩負不同的責任，同時，同級崗位之間電有一定的牽制和監督作用。崗位的職責應明確，既不能出現管理的盲點，也不能出現職責的交叉和重復。採取不相容職責相分離的措施，嚴格崗位責任制。設置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿，嚴防會計電子檔案毀損、丟失和泄密。

會計電子檔案管理存在的問題是什麼：

1.會計檔案載體：電算化會計雖已實施，但因為實施時間不長，財會人員和單位領導對會計電算檔案的組成內容不甚了解，缺乏管理會計檔案的經驗，很多單位只是將列印出的紙質檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上歸檔保存，未選擇質量優良的磁碟介質進行會計檔案數據備份，未實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數據因此損壞或丟失。沒有建立專門的電算化會計檔案保護制度;從而影響會計檔案的完整性。[2]

2.缺乏必要的計算機維護、網路安全人才：電算化下的檔案管理涉及到軟體、系統安全、維護等一系列專業的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的培訓，然後就去操作系統，在一定層面上而言，會計人員僅學會了操作，而管理與維護對他們而言就非常陌生，由此導致的結果與損失也非同小可。

3.對會計電算化本身理解的偏差多數企業的會計人員，僅僅將電算化看成自動運算做帳的工具，而忽視了它本身所應包含的管理會計分析、預測、決策等功能，從而心理上缺乏對會計電算化檔案管理的重視。檔案管理工作尚未引起有關領導的重視，對歸檔工作重視不夠，檔案部門缺乏必要的措施及相應的業務指導，妨礙了電子文件、數據的歸檔。

4.會計檔案管理制度不完善：由於電算化會計檔案更易在不知覺的情況下被修改，因此在沒有及時修訂單位的會計檔案管理制度，沒有制定相應的會計電算檔案保管人員職責情況下，會計檔案的人為破壞和自然損壞現象在所難免。同時由於沒有完善的、針對電子文件的制度規范，電算化會計檔案的歸檔工作處於無序狀態。歸檔時仍舊沿襲手工管理時的老做法，只歸檔紙質文件，而且是將原來用手工記錄的賬簿、報表，改成了用計算機列印出來的賬簿、報表。

Ⅸ 如何理解「電子會計檔案」的概念

一、新《會計檔案管理辦法》規定：
第八條 同時滿足下列條件的,單位內部形成的屬於歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存,形成電子會計檔案:
1、形成的電子會計資料來源真實有效,由計算機等電子設備形成和傳輸;
2、使用的會計核算系統能夠准確、完整、有效接收和讀取電子會計資料,能夠輸出符合國家標准歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料,設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序;
3、使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案,符合電子檔案的長期保管要求,並建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系;
4、採取有效措施,防止電子會計檔案被篡改;
5、建立電子會計檔案備份制度,能夠有效防範自然災害、意外事故和人為破壞的影響;
6、形成的電子會計資料不屬於具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。第九條 滿足本辦法第八條規定條件,單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名的,可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會計檔案。
二、新《管理辦法》在會計檔案的范圍、保管、移交、銷毀等方面對電子會計檔案均進行了相應規定，主要包括：一是將電子會計檔案納入了會計檔案的范圍，規定會計檔案包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。二是規定滿足一定條件時單位內部生成和外部接收的電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存。三是要求電子會計檔案移交時將電子會計檔案及其元數據一並移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定；特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平台一並移交。四是要求電子會計檔案的銷毀由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。