會計電算化下企業內部控制
事在人為，最終還是人在做管理，會計電算化下，中小企業的管理離不開管理制度的不斷完善與有效執行，當前，財務管理制度的完善與執行更是企業不斷發展的有效保障！
會計電算化下，企業應用財務管理軟體，只是作為一種管理工具，在一定程度上提高了管理效率，其所發揮的作用有賴於企業財務管理制度與財務管理軟體的融合程度，有賴於財務管理軟體本身的企業管理理念融入深度，一些財務軟體無所謂管理，只是簡單的記賬或是報表功能，沒有更好的管理思路在裡面。也就是說，企業內部控制管理，最根本的，還是要建立健全嚴謹的內控管理制度，形成有效的企業運行體系文件，並組織嚴密的機構確保這些體系文件的切實運作。
此外，我所接觸到的財務軟體中，SAP應該是富有管理理念的，體現了一個企業管理應用的思路，可以在企業管理每個環節中明確責任.......
2. 電算化方式下,企業內部控制有什麼特點
電算化會計系統內部控制的特點：
在電算化會計系統中，內部控制的目標仍然是保證會計資料和信息的真實性與完整性，提高經營效率以保證管理目標的實現。但其控制的重點、范圍、方式和手段等方面發生了變化。
(一)控制的重點轉向系統職能部門實現電算化以後，數據的處理、存儲集中於職能部門，因此，內部控制的重點也必須隨之轉移。
(二)控制的范圍擴大電算化會計系統的數據處理方式與手工系統不同，以及電算化會計系統建立與運行的復雜性，要求內部控制的范圍相應擴大，其中包括一些手工系統中不曾有的控制內容，如對系統開發過程的控制、數據編碼的控制以及對調用和修改程序的控制等。
(三)控制方式和手段由手工控制轉為控制和程序化控制相結合在電算化會計系統中，原有的手工控制手段有些依然保留，但需要增設一些包含於計算機程序中的程序化控制。當然，由於電算化程度不同，程序化控制的數量也會有所不同。一般來說，電算化程序越高，採用的程序化控制要求也越多。兩者相結合的特點，反映了電算化會計系統控制技術的復雜性。
3. 會計電算化對企業內部控制影響主要有哪些
1.會計電算化對會計內部控制的影響
1.1內部控制的范圍擴大
在傳統會計的條件下，會計內部控制主要針對經濟業務處理，通過憑證傳遞程序，規定每個工作點完成的任務，並在傳遞程序中選擇控制點進行內部控制。由於電算化信息系統的開發、運行、維護是一個復雜的系統工程，所以電算化會計下的內部控制還要包括系統開發過程的控制、軟硬體環境控制、安全保密控制、會計軟體維護控制以及電算化會計信息系統使用過程中的數據輸入、處理、輸出的正確性控制等，會計電算化擴大了會計內部控制的范圍。
1.2內部控制制度發生了變化
會計電算化改變了原有的會計組織體制，會計工作組織和崗位發生了很大變化。原來根據會計事務的性質設置的各業務核算組已經被撤銷，與之相聯系的各崗位之間的職權分離、相互制約的牽制制度也發生了改變或不復存在。大中型企事業單位新設置的會計部門由總會計師、數據准備組、操作維護組、財務管理組、會計檔案組和系統開發組等組成。其中，財務管理組是電算化會計系統的核心部門，崗位劃分比原來更細，並提高了財務管理要求。所以在電算化會計條件下，必須構建內部牽制制度。
1.3數據存儲介質的變化對會計內部控制產生了影響
在電算化會計條件下，會計數據和信息以電磁信號的形式存儲在磁性介質中，是肉眼無法看見的，存儲在磁性介質上的數據極易被篡改、破壞，甚至銷毀，而且不會留下任何痕跡和可審計線索，這就使得對機內數據和信息的保護變得尤為重要。原來的劃線、簽章更正錯賬的方法已不能使用，而且已記過賬的憑證不允許直接修改，只能採用憑證沖銷的方法。會計數據要定期備份並妥善保管，防止計算機系統故障或受到破壞而造成會計數據丟失。同時，由於數據存儲的非直接可見性，使不懂計算機技術的人很難接近和修改會計數據，因此電算化會計條件下對人的控制要集中在對會計信息系統內部人員的控制上。
1.4內部控制的形式和重點發生了變化
會計電算化使會計內部控制的形式發生了變化，一些傳統的內部控制形式已無存在的意義，如科目匯總、試算平衡、賬賬核對、賬證核對等。由於會計核算工作全部由計算機完成，整個處理過程分為數據輸入、處理和輸出三個環節，從輸入會計憑證到輸出會計報表，可以一氣呵成。如果系統安全可靠，沒有非法操作收稿日期、修回日期或計算機病毒的破壞，是不會出現賬賬不符、賬證不符、試算不平衡現象的。所以數據正確性控制的重點轉移到了數據輸入環節。同時，計算機的應用也給我們提供了先進的控制技術，使內部控制的許多方法和措施可以利用計算機程序進行控制，如數據正確性的校驗、操作許可權控制等。計算機控制比人工控制更嚴格、更可靠，它可以克服人工控制的隨意性。總之，在電算化會計條件下，會計內部控制方式已部分地被計算機所取代，由人工控制轉移為人機控制。
1.5網路財務的應用和發展給會計內部控制提出了新問題
隨著網路技術的發展及其在經濟領域的應用，網路財務也迅速發展起來。網路財務不僅使會計核算從事後變為實時，而且使財務管理從靜態走向動態，從財務部門走向整個企業，走向企業外部，極大提高了財務管理效率。目前的網路財務軟體的功能主要包括網上采購、網上銷售、網上支付、網上結算、遠程報賬、遠程財務控制、遠程報稅、遠程報關、遠程審計、在線資金調度、異地轉賬等。網路財務使會計介質全面發生變化，出現各種電子單據，如各種發票、結算單據等。在新的形勢下如何加強這些功能的控制是會計內部控制必須面對的新問題。
2.建立電算化會計信息系統的內部控制制度
會計電算化使原有手工會計核算方法下的內部會計控制制度已失去作用，它對會計內部控制工作提出了更高的要求。為了保證電算化會計信息系統的正常進行，預防、發現和糾正系統所發生的錯誤、舞弊和故障，及時提供正確可靠地會計信息，這就要求我們建立一整套適合電算化會計信息系統的內部控制制度，以保證會計信息真實、准確、完整和安全。
2.1電算化會計信息系統的開發和維護
控制電算化會計信息系統的開發是一項復雜的系統工程，一般來說投資較大，對整個企業的影響也較大，往往需要對原有的管理體制進行較大的變革。所以在開發前必須進行可行性分析，從經濟上、技術上、組織上論證開發新系統的必要性和可能性，進行資本預算和效益評估，必須經過領導和專家的批准和認可。在軟體的開發過程中，必須認真執行國家和地方頒布的有關標准和規范，包括《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟體基本功能規范》、《商品化會計核算軟體評審規則》等。購買的商品化會計軟體也必須是經過評審的會計軟體，因為只有按照標准和規范開發的會計信息系統才更可靠、更完善。在新系統使用的准備階段要加強對有關人員的培訓，提高系統操作和系統管理人員對新系統的認識和理解，以減少系統運行後出錯的可能性。在新舊系統轉換過程中，要採取有效的控制手段，做好各項准備工作，如人員從新配置、清理賬目、准備初始數據、規范電算化方式下的各種核算方法等。各單位可以根據本單位的情況選擇合適的轉換方法，一般可採取並行轉換，新舊系統並行一段時間，以檢驗新系統的正確性。如果會計軟體在使用過程中發現問題，或者由於企業經營活動及經營環境發生變化，需要對會計軟體進行維護，就必須對會計軟體的維護進行嚴格的控制。一般來說，如果軟體本身錯誤或軟硬體變化而需進行維護，由系統管理員提出申請，如果需要擴充系統功能或因會計核算制度方法變化而需要進行維護由會計部門提出申請，由會計部門負責人、總會計師和企業領導對會計軟體維護申請進行審批。批准後由專職會計軟體維護人員進行修改維護，其他人員不得進行維護。對較大的修改變動或功能擴充性維護，應事先制訂具體的維護計劃。軟體修改後要進行試運行和組織驗收，驗收通過並正式下達使用通知後，修改後的軟體才能投入正式運行。
2.2組織控制
實現會計電算化後，會計部門的組織機構和崗位分工必須進行重新調整，會計數據的處理將集中在計算機操作部門，要重新設計會計信息系統各部門之間和部門內部各崗位之間的內部牽制制度。一是要進行部門之間的職責劃分控制，系統開發組、系統操作組、系統維護組、財務管理組等各級之間的不相容職責應當盡可能分離，劃清各自的工作職責和業務處理范圍。如系統操作組負責進行會計數據處理，而不能進行系統開發、程序維護，而系統開發組和系統維護組不能有會計軟體的操作權和會計業務的決定權等。二是要進行部門相鄰的崗位分工控制，建立崗位責任制，明確職責，責任到人。其重點是系統操作組內部的崗位分工，同時要加強對系統開發、專職會計員、檔案員等的控制，應做到相互牽制、相互制約、防止出現舞弊和欺詐行為。如系統操作組內系統管理員、操作員、審核員及維護員的職權是不相容的，必須明確劃分工作范圍和職責許可權，不能兼任。三是要建立並嚴格執行相應的人事管理制度，加強內部控制，對某些關鍵崗位要實行定期輪換制度。
2.3操作控制
操作控制是通過制定和執行操作規則來實現的。操作規則主要包括計算機操作規則、操作運行規則、用機時問記錄規則、控制台記錄規則、機房守則、應急措施和安全規則等。其目的是通過規范計算機來保證會計信息處理的高質量，減少產生差錯和未經柑准而使用程序、文件的機會。目前許多是企業雖然有上機管理制度，但多數不能嚴格執行，這必然給會計數據的安全留下隱患。為了確保會計信息的安全、完整和保密，各單位必須嚴格執行上機管理制度。
2.4輸入、處理和輸出控制
輸入控制是電算化會計信息系統內部控制中的重要環節，因為輸入是電算化會計信息系統的主要數據入口，只有輸入正確的會計數據，才能保證最終輸出的會計信息是正確的。各單位應建立起一整套控制制度以便對輸人數據進行嚴格控制，保證輸入數據的正確性。輸入控制常用的方法主要有：設計科目代碼校驗，防止科目輸入錯誤；進行試算平衡校驗，防止憑證金額輸入錯誤；採用順序檢查法，防止憑證編號錯誤；採用二次輸入法，將數據兩次輸入，匯總對比輸入結果來確定輸人是否正確等。處理控制是對計算機系統進行數據處理的有效性和可靠性進行控制，這些控制往往被寫入計算機程序，又稱之為自動控制。數據處理控制分為有效性控制和文件控制。有效性控制主要包括數據的核對、對欄位、記錄長度的檢查、代碼和數值有效范圍的檢查、記錄總數的檢查等；文件控制主要包括檢查文件長度、檢查文件的標識、檢查文件是否感染病毒等。輸出控制是指對計算機系統內部的數據處理活動進行控制，其目標是保證各種輸出結果的真實性、完整性和正確性。具體控制措施包括輸出格式控制、屏幕輸出控制、列印輸出控制和網路傳輸控制等。輸出控制一般應檢查輸出數據是否相符，輸出數據是否完整，是否能滿足使用部門的需要等。另外輸出的會計資料要進行登記，該會計檔案要求進行保管。
2.5系統安全保密控制系統
安全保密控制是指採取措施，防範自然災害、失誤、計算機舞弊和犯罪活動危害系統安全，保證系統和會計信息的安全可靠，防止會計信息被篡改或非法使用等。常用的安全保密控制措施主要有：實行用戶識別控制，保證系統外部人員不能盜用系統，系統內部人員只能按其許可權使用規定的功能；建立機內操作日誌，由程序自動進行操作登記，監督系統的操作，留下審計線索；實行加密存儲控制，對重要的數據應加密存儲或以密碼的形式在網路中傳輸，會計軟體的程序要進行編譯或加密；實行數據存取許可權控制，不能讓所有的操作員隨便存取所有的會計數據；進行數據和程序的備份和恢復控制，對會計軟體和重要的數據文件要定期備份存檔，以便發生故障後能及時恢復，對會計檔案要妥善保管。此外要加強對計算機病毒的防範。一是利用殺毒軟體對病毒進行檢查並殺滅；二是採取多種形式的預防措施，如慎用公共軟體或共享軟體，定期對系統進行檢查，對重要的文件進行備份，對軟盤加以保護等。
4. 會計電算化條件下加強企業內部控制的意義
會計系統的有效運行離不開一個健全、有效的內部控制機制。內部控制是單位為提高會計信息質量，保證資產的安全和完整，確保有關法律法規與規章制度的貫徹執行而制定並實施的一系列控制方法、措施和程序。內部控制制度在會計電算化環境下，更具有舉足輕重的作用。只有建立健全會計電算化環境下的內部控制，才能提高會計的分析決策能力，為管理者提供所需的經濟信息，更好地實現其管理和決策的職能；才能防止浪費和舞弊行為，保護財產物資的安全性和完整性；才能建立科學的崗位責任制，協調各部門的工作，強化管理，提高管理水平及管理人員素質；才能利於審計及其他部門開展工作，推動現代審計的發展；才能提高會計工作質量，增強各種信息輸出和財務報告的可信度、可靠性；才能使諸如《會計法》、《企業會計准則》、《會計電算化工作規范》等得以貫徹執行；也才能確保會計電算化環境下各單位經濟活動能夠正常、安全、有效地進行。所以，健全和完善內部控制制度是建立現代企業制度的內在要求，也是提高企業競爭能力的重要途徑。
5. 會計電算化環境下企業內部控制研究工作基礎是什麼
會計電算化條件下內部控制重點考慮一般控制有效性，也就是是否存在一般控制，是否得到一貫運行；系統是否 發生變動以及發生變動的控制；對交易是否使用授權批準的版本。
《(高職高專)現代企業內部控制概論(會計與電算化會計類)》劉帆 主編/2008-07-01/大連理工大學出版社
6. 會計電算化對會計內部控制的影響是什麼
您好，會計電算化對會計內部控制的影響有以下幾項：
1、內部控制的范圍擴大
在傳統會計的條件下，會計內部控制主要針對經濟業務處理，通過憑證傳遞程序，規定每個工作點完成的任務，並在傳遞程序中選擇控制點進行內部控制。由於電算化信息系統的開發、運行、維護是一個復雜的系統工程，所以電算化會計下的內部控制還要包括系統開發過程的控制、軟硬體環境控制、安全保密控制、會計軟體維護控制以及電算化會計信息系統使用過程中的數據輸入、處理、輸出的正確性控制等，會計電算化擴大了會計內部控制的范圍。
2、內部控制制度發生了變化
會計電算化改變了原有的會計組織體制，會計工作組織和崗位發生了很大變化。原來根據會計事務的性質設置的各業務核算組已經被撤銷，與之相聯系的各崗位之間的職權分離、相互制約的牽制制度也發生了改變或不復存在。大中型企事業單位新設置的會計部門由總會計師、數據准備組、操作維護組、財務管理組、會計檔案組和系統開發組等組成。其中，財務管理組是電算化會計系統的核心部門，崗位劃分比原來更細，並提高了財務管理要求。所以在電算化會計條件下，必須構建內部牽制制度。
3、數據存儲介質的變化對會計內部控制產生了影響
在電算化會計條件下，會計數據和信息以電磁信號的形式存儲在磁性介質中，是肉眼無法看見的，存儲在磁性介質上的數據極易被篡改、破壞，甚至銷毀，而且不會留下任何痕跡和可審計線索，這就使得對機內數據和信息的保護變得尤為重要。原來的劃線、簽章更正錯賬的方法已不能使用，而且已記過賬的憑證不允許直接修改，只能採用憑證沖銷的方法。會計數據要定期備份並妥善保管，防止計算機系統故障或受到破壞而造成會計數據丟失。同時，由於數據存儲的非直接可見性，使不懂計算機技術的人很難接近和修改會計數據，因此電算化會計條件下對人的控制要集中在對會計信息系統內部人員的控制上。
4、內部控制的形式和重點發生了變化
會計電算化使會計內部控制的形式發生了變化，一些傳統的內部控制形式已無存在的意義，如科目匯總、試算平衡、賬賬核對、賬證核對等。由於會計核算工作全部由計算機完成，整個處理過程分為數據輸入、處理和輸出三個環節，從輸入會計憑證到輸出會計報表，可以一氣呵成。如果系統安全可靠，沒有非法操作收稿日期、修回日期或計算機病毒的破壞，是不會出現賬賬不符、賬證不符、試算不平衡現象的。所以數據正確性控制的重點轉移到了數據輸入環節。同時，計算機的應用也給我們提供了先進的控制技術，使內部控制的許多方法和措施可以利用計算機程序進行控制，如數據正確性的校驗、操作許可權控制等。計算機控制比人工控制更嚴格、更可靠，它可以克服人工控制的隨意性。總之，在電算化會計條件下，會計內部控制方式已部分地被計算機所取代，由人工控制轉移為人機控制。
5、網路財務的應用和發展給會計內部控制提出了新問題
隨著網路技術的發展及其在經濟領域的應用，網路財務也迅速發展起來。網路財務不僅使會計核算從事後變為實時，而且使財務管理從靜態走向動態，從財務部門走向整個企業，走向企業外部，極大提高了財務管理效率。目前的網路財務軟體的功能主要包括網上采購、網上銷售、網上支付、網上結算、遠程報賬、遠程財務控制、遠程報稅、遠程報關、遠程審計、在線資金調度、異地轉賬等。網路財務使會計介質全面發生變化，出現各種電子單據，如各種發票、結算單據等。在新的形勢下如何加強這些功能的控制是會計內部控制必須面對的新問題。
7. 論會計電算化下的會計內部控制
會計電算化環境下企業內控的分析與研究
摘要:隨著電子信息產業的不斷發展,會計電算化的實施越來越廣泛,傳統的會計控制方式已不能適應時代的要求,對會計電算化實施後的內控問題也越來越引起人們的關注。文章以適應社會主義市場經濟改革與發展的思路及目標為依據,順應當今網路時代的發展潮流,針對企業內控的有關問題進行探討。
關鍵詞:會計電算化網路內部控制
筆者所在公司是廣東省第一批的中級會計電算化培訓機構以及省鄉財信息化軟體的服務商和新中大財務軟體的代理商,對湛江市會計人員以及企業和行政事業單位的會計電算化工作進行了全面的接觸。筆者作為一名會計電算化培訓教師以及一名審計工作者,深感電子信息化對企業和行政事業單位的沖擊,使得財務會計系統的環境和內容都發生了深刻的變革,使人們不得不關注會計電算化環境下企業內控的變化。
一、會計電算化下原手工會計控制方法的失效
手工會計與電算化會計對會計信息的控制有很大的不同。手工會計主要採用結構控制方法,包括設置相互牽制和制約的會計崗位,通過對會計業務的多重反映或者相互稽核關系進行控制。比如,總賬、明細賬、日記賬分別記錄,結果相互驗證;通過對賬和內部審計進行賬證核對。賬賬核對,保證記賬的明確;為防止濫用憑證或隨意毀損、偽造、修改憑證的發生,採用多聯套寫憑證或預先編碼方式等。而在電算化環境中賬賬核對已失去意義,對輸入憑證的審核成為控制的重點,人員分工要通過系統的授權管理才能實現,數據處理流程要由計算機系統來控制等等,計算機會計系統內部控制的內容更為廣泛,技術要求也更高。
二、企業信息化的發展對會計電算化工作的新要求
在企業的生產經營活動中,各項高新技術的應用,諸如電子簽約、電子交割、電子結算、電子報關、網上采購等現代電子商務技術的應用,都必須要求有一個能夠與之相匹配的電算化會計信息系統作為基礎,在組織實施電算化會計信息系統過程中,必須對傳統的會計業務流程及其相關功能進行必要的調整。
1.會計業務流程的調整。就目前的技術水平來看,會計業務流程的調整主要表現在會計數據的採集上。在會計信息系統中,數據源形式會變得復雜一些,其實時性也會要求得更高一些。例如,在一筆電子結算業務過程中,電算化會計信息系統既可以接受電子數據作為數據源,也可以接受業務發生以後的相關紙介質傳票作為數據源。無疑,前者的實時性明顯優於後者,但其安全性尚有待於電子商務技術應用的發展與普及。筆者認為,可以以接受電子數據作為即時數據源,同時輔以接受紙介質傳票作為驗證數據源的方式,重組會計業務流程。這樣,才能夠滿足現代財務管理對電算化會計信息系統的要求。
2.會計業務的功能調整。在一般情況下,作為電算化會計信息系統基礎的會計軟體很難全面滿足上述的多元化要求。但同時,在會計軟體的資料庫中又確實存儲著足以產生相關會計報告所需的數據,這顯然是一種功能上的缺陷,對此有兩種方案可供選擇:第一種方案,要求會計軟體提供上述功能;第二種方案,根據工作需要即時進行資料庫數據的人工折取操作。若採用第一種方案,系統成本會增大,且很難保證能夠滿足所有的即時需求;若採用第二種方案,則對相關會計人員的職業素質有很高的要求,並要求他們必須具備很強的計算機相關軟體的使用技能。筆者認為,應該將二者結合起來,從而制定電算化會計信息系統的實施方案,即既要求會計軟體提供可以預見的各項公用功能,又同時設立會計數據分析員崗位,進行必要的會計數據人工折取處理工作。
三、電算化下內控的現狀分析
1.操作員許可權設置不當造成內控失控隱患。實現會計電算化後會計部門的工作崗位分為基本會計崗位和電算化會計崗位,其中後者一般分為電算主管、軟體操作、審核記賬、電算維護、電算審查、數據分析、會計檔案資料保管員和軟體開發(自行開發軟體)各崗。由於企業規模和業務量不同,基本會計崗位和電算化會計崗位可在保證會計數據安全的前提下交叉設置,許多電算化崗位可以由一人擔任。
在系統中還有一個不參與具體的會計電算化工作,但非常重要的角色———負
責系統維護的系統管理員。系統管理員的工作內容決定了其崗位的特殊性、重要性。系統管理員負責整個會計電算化信息系統的正常運行,如系統軟體、硬體的維護,系統數據保存,網路伺服器、資料庫的口令等等。從一定程度上說,基層單位會計電算化實施的效果好壞,決定於系統管理員的工作水平高低。
會計電算化工作中,系統管理員一般由具備條件的部門負責人或會計主管擔任,也可指定專人擔任。但人們往往將系統管理員與數據管理員、網路管理員混為一談,造成工作中職責不明、許可權不清。表現最為突出的問題是系統管理員的權力過大,相當多的單位在賦予系統管理員許可權時,都能夠調用系統的所有功能,有時甚至完全超過了會計主管的許可權。
究其原因,主要有以下兩方面的原因:一是一些會計軟體本身就允許賦予系統管理員全部工作許可權,支持系統管理員享有所謂的「超級用戶」權力。二是一些單位對系統管理員的崗位職責認識不清,混淆了會計主管與系統管理員的崗位界限,往往將二者混為一談。
2.憑證的無痕修改對內控的沖擊。在實際工作中,對於已錄入並保存的憑證進行修改方式,目前有不少會計核算軟體提供了「取消審核」、「反記賬」、「反結賬」的功能。這些設置給會計人員的會計處理帶來許多方便。
所謂電算化會計中「反記賬」,事實上也就是將一批原先已經登錄到賬簿上的發生額從各賬簿再予以扣減,使各賬簿復至該批憑證登賬之前賬簿的發生額和余額狀態。毋庸置疑,沒有人會贊同手工會計下採用「反記賬」。對手工的賬簿記錄,為了保證其有案不可稽,當其發生錯誤時,不準塗改、挖補、刮擦或者用葯水消除字跡,不準重新抄寫。同時,對兩種出錯情況的更正應當分別加以嚴格處理:一是登記賬簿時所發生的錯誤,「應當將錯誤的文字或者數字劃紅線注銷,但必須使原有字跡仍可辨認」;二是由於記賬憑證錯誤而導致賬簿記錄發生錯誤的,則「應當按更正的記賬憑證登記賬簿」。在實際工作中,由於記賬憑證出錯而導致賬簿記錄發生差錯時而發生。一般採用兩種方式進行相應的修改:一是紅字沖銷法,二是補充更正法。
「反結賬」是當期末已經結賬並編制企業會計報表之後,將其「反結賬」,則意味可以對該結賬月繼續輸入憑證數據,根據其登賬後的賬簿重新編制報表。也就是說,將「取消審核」、「反記賬」與「反結賬」同時使用,結賬後可以再增減當月經濟業務,賬簿錯誤可以在原錯誤之處不留痕跡加以修改,而業已記賬和編制報表的記賬憑證在取消審核後又可對該記賬憑證的電子數據不留痕跡地修改。 由上可見,以上功能對會計內控是一個嚴重的挑戰。
3.對審計工作環境的影響。正確處理好會計電算化與審計的關系,會計電算化是對傳統手工會計進行了改造和革新後產生的,它將在企業現代化管理中扮演重要角色。會計電算化信息系統的誕生,不僅給傳統會計帶來革新而且也給傳統審計帶來巨大沖擊。
4.網路環境下電算化系統內控的新問題。傳統財務會計理論建立在一系列假設的基礎上,即會計主體假設、持續經營假設、會計分期假設和貨幣計量假設。傳統財務會計的四個假設適應傳統社會經濟環境,並為會計實踐檢驗,證明了其合理性。但是,在互聯網走進現代人們的日常生活,並充斥於社會經濟活動的各個方面時,以前會計假設所依據的社會經濟環境發生了巨大的變革。在新的社會經濟環境下,四個會計假設都面臨挑戰。同時網路會計對傳統財務會計實務的影響十分廣泛,例如權責發生制、歷史成本、財務報告、會計職能、會計模式、會計核算手段等方面都會受到一定的影響。
四、應對方法
1.人員素質的培養是根本。會計信息系統是一個較為復雜的人機系統,會計信息系統的應用與維護需要運用較為復雜的信息技術、會計知識。它首先需要有一支既熟悉計算機技術,又精通會計業務的隊伍,在這支隊伍中,最重要的組成人員是保證系統正常運行、解決系統運行中出現這樣或那樣問題的系統維護與管理人員,即系統管理員。其次,由於信息技術發展異常迅速,會計工作規范性進程的不斷發展與完善,無論計算機方面的新技術,還是會計業務的新要求,都對會計電算化工作不斷地提出更高要求,這就需要系統管理員首先掌握、理解會計電算化的各項新要求,及時調整、更新系統,從而更好地服務於會計電算化工作。
2.嚴格按照《會計電算化工作規范》操作。選擇符合《會計電算化工作規范》要求的軟體開發商開發的商業軟體,摒棄只圖用戶使用「方便」,而不顧會計制度要求的不嚴肅商業行為。
3.分清崗位職責。要求會計人員進一步學習體會在會計電算化條件下的崗位分工,明確職責。加強對操作員崗位尤其是系統管理員及電算主管的許可權的約束。在一般情況下,電算主管和系統管理員應由兩人分別擔當,尤其是實現網路條件的會計軟體,從軟體的規模、電算化工作的強度與會計業務的工作量上都要求由專門的系統管理員負責。當然,在單位會計人員不多、會計業務量不大、會計軟體為單機運行時,電算主管與系統管理員是一個人的情況也是允許的。無論從會計工作的分工、工作的內容、所負責任等方面來講,電算主管都是本單位的業務總負責人,系統管理員應服從電算主管的工作安排,系統管理員的許可權並不是「無限大」的,其所做各項工作都應對電算主管負責。
會計信息處理和輸出的控制基本上是通過計算機程序自動進行的,主要取決於應用程序的正確性和環境控制能力,系統設計應具有識別信息失誤的能力。同時,要防止無關人員進入計算機程序操作。每一位參與電算化會計的人員都應實施合理授權控制,通過設置操作員口令和上機日誌等控制手段,防止差錯和舞弊行為;還必須增設專人輸入檢查控制環節,未經檢查,應無法進入下一步會計處理。
4.做好電算化會計信息系統的檔案管理控制。為了系統能夠安全、健康地運行,檔案管理就成為一項重要的基礎性工作。在制定電算化會計信息系統的實施方案時,檔案管理制度必須是嚴格且具有實際操作性的。
5.網路電子信息控制方法。一是網上公證形成三方牽制。利用網路所持有的實時傳輸功能和日益豐富的互聯網服務項目,我們可以實現原始交易憑證的第三方監控,即網上公證。二是監控與操作的分離實現了系統內部的有效牽制。三是在線測試的實現使軟體內部可能存在的漏洞能夠得到及時解決。如我公司對湛江市100多個鄉鎮使用的鄉財軟體的維護工作主要是對通過網路的遠程式控制制方式實現的。
6.現代審計活動的控制方式。現代審計活動一般分為查詢審核、證實存在和系統分析三個階段。在查詢審核階段,電算化會計應能為審計提供新的查詢線索。因此,電算化會計軟體應提供關於「憑證—總賬—報表」三者之間的雙向查詢功能。在證實存在階段,電算化會計系統應提供多種會計核算方法處理過程供用戶和審計員選擇,並編寫一套審計測試預留通道。系統分析階段是現代審計重要的過程。系統分析過程的重點是加強電算化會計系統的內部控制。美國注冊會計師協會在第3號《審計准則公告》中將電算化會計系統的內部控制分為一般控制和應用控制兩類。一般控制是指對會計電算化過程的組織、電算化會計系統的研製開發及應用環境等方面進行的控制。而應用控制是為適應各種會計處理的特殊要求而建立的能預防、檢測和更正錯誤、處理舞弊行為的控制措施。因此,應用控制與會計軟體開發密切相關,應特別引起重視。
綜上所述,電算化會計控制的關鍵,一是研究會計控制的要求,即確定會計信息系統的控制點;二是確定計算機硬體設備、開發工具及應用程序是否能達到會計控制的要求。計算機和網路技術越發展,會計控制自動化的程度就會越高。可以想像,當全社會都用計算機網路連接起來以後,就可將規范、標準的原始憑證掃描進入計算機進行自動識別,甚至完全可以採用電子數據網路傳輸,以盡量減少人為因素。會計控制功能便將大為增強。但由於企業生產經營過程復雜,管理層次多樣,會計控制也無法絕對保證企業業務運行、管理及會計信息處理不出一點差錯。會計控制系統存在著人為的、非價值因素的影響,無法實現全過程的「絕對自動化」。而且,由於計算機會計系統的採用增加了計算機舞弊這一不安全因素,大大增加了企業會計控制的成本。對於會計控制系統優劣的判斷,不能認為其可靠性越高越好,而要遵循成本效益原則,使控製成本小於不採用控制手段造成的損失。
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8. 如何在會計電算化下進行內部控制
根據國家有關法律法規的規定，企業應當結合部門或系統的內部會計控制規定，建立健全、規范的適合本單位業務特點和管理要求的電子信息技術控制制度，並組織實施。同時在會計電算化環境下，會計控制應隨著行業外部環境的變化、單位業務職能的調整和管理要求的提高，不斷修訂和完善。
1.加強對賬務處理程序的控制。根據企業管理和核算要求設置的各種分類業務核算，在實現網路化會計信息系統時，它的主要職能是網上稽核、生成記賬憑證、網上傳送審批。初始化工作完成後，開始進行軟體操作：輸入原始憑證和記帳憑證等會計數據，輸出記帳憑證、會計帳簿、報表，和進行部分會計數據處理工作，這些要求具備會計軟體操作知識，達到會計電算化初級知識培訓的水平就可以進入日常賬務處理工作。
2.嚴格對機構的管理與控制。會計基礎工作規范要求開展會計電算化和管理會計的單位，可以根據需要設置相應工作崗位，也可以與其他工作崗位相結合。企業進行電子信息技術控制，由於數據處理的精度高和速度快，可以採用一種統一的核算形式，要求建築企業配備如下具備會計和計算機知識，以及相關的會計電算化組織管理經驗的工作人員，並建立會計電算化崗位責任制，要明確各個工作崗位的職責范圍，切實做到事事有人管，人人有專責，辦事有要求，工作有檢查。
3.嚴格對人員的管理與控制。在現代企業中，管理人員、內部審計人員或其他工作人員對內部控制富有責任，而會計工作的特殊性決定了會計人員是最好的內部控制執行者。在建築企業內部，會計工作同樣是企業管理的中心環節。做好內部牽制的內部控制制度必須根據會計法律法規的規定，從職業道德建設和財務工作制度兩方面加強對會計從業人員的管理和監督。
4.會計信息系統安全的內部控制。建立一套完善的操作管理制度，規定操作人員的工作職責和工作許可權，預防原始憑證和記賬憑證等會計數據未經審核而輸入計算機的措施；預防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等會計數據未經核對而登記機內的賬簿上的措施。其次系統軟體的安全保密至關重要不容忽視，要設置用戶許可權。從系統的安全性和財務人員具體業務范圍出發，可以將系統的用戶進行分級管理，不同的操作許可權只授予相應級別的員工；同時建立系統日誌，對用戶使用財務軟體系統的運行記錄起始號、登錄時間、退出系統時間等及時跟蹤所形成的記錄，其閱讀權只授予具有最高許可權的系統管理員，不允許任何人擅自刪除自身對日誌中的操作記錄。
5.網路安全的防範。企業應該做到系統隔離，從網路安全級別考慮劃分合理的網路安全邊界，使不同安全級別的網路或信息媒介不能相互訪問，從而達到安全運行的目的。健全必要的防治計算機病毒的措施，設置網路防火牆，保證網路的安全性，注意網路病毒的防範，企業通過安裝殺毒軟體，通過系統掃描，進行預防性檢查；通過入侵檢測，檢測網路中是否有違反安全策略的行為和遭受攻擊的跡象，同時還應提高工作人員的計算機防毒意識以保障會計信息系統免受互聯網的傷害。
6.備份系統設計。備份的目的是為了防備突發的意外事故，如自然災害、病毒侵入、人為的破壞等。由於這些意外事故發生的不確定性，企業應當靈活確定備份方案，最佳備份方案是自動化備份方案，能夠做到對資料庫進行在線備份、自動備份以保證數據完整性，同時備份過程中出現問題能夠自動報告，以便能方便的管理備份設備。
採用磁性介質保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，會計檔案數據要保存雙備份防止由於磁性介質損壞，而使丟失。