電子會計檔案如何管理制度

⑵ 新會計檔案管理辦法對電子會計檔案作了哪些規定

1、新《管理辦法》肯定了電子會計檔案的法律效力，電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管等均可以實現電子化管理。
2、新《管理辦法》允許符合條件的會計憑證、賬簿等會計資料不再列印紙質歸檔保存，同時要求建立會計檔案鑒定銷毀制度，完善銷毀流程，推動會計檔案銷毀工作有序開展。這些新的規定將節約大量紙質會計資料的列印、傳遞、整理成本以及歸檔後的保管成本，減少社會資源耗費，推動節能減排，有利於形成綠色環保的生產方式。
3、新《管理辦法》明確將電子會計檔案納入會計檔案范圍，將大力推動電子會計數據的深度開發和有效利用，為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價值的會計信息。
4、新《管理辦法》共31條，與原《管理辦法》相比，主要作了以下調整：一是完善了會計檔案的定義和范圍。二是增加並明確了電子會計檔案的管理要求。三是完善了會計檔案的銷毀程序。四是明確了會計檔案出境的管理要求。五是調整了會計檔案的定期保管期限，並延長了會計檔案向單位檔案管理機構移交的期限。

⑶ 新會計檔案管理辦法對電子會計檔案作了哪些方面規定

新《管理辦法》在會計檔案的范圍、保管、移交、銷毀等方面對電子會計檔案均進行了相應規定，主要包括：
1、將電子會計檔案納入了會計檔案的范圍，規定會計檔案包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。
2、規定滿足一定條件時單位內部生成和外部接收的電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存。3、要求電子會計檔案移交時將電子會計檔案及其元數據一並移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定；特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平台一並移交。
4、要求電子會計檔案的銷毀由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。

⑷ 會計檔案管理辦法的管理辦法

會計檔案管理辦法
第一條為了加強會計檔案管理,有效保護和利用會計檔案,根據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等有關法律和行政法規,制定本辦法。
第二條國家機關、社會團體、企業、事業單位和其他組織(以下統稱單位)管理會計檔案適用本辦法。
第三條本辦法所稱會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經濟業務事項的,具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料,包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。
第四條財政部和國家檔案局主管全國會計檔案工作,共同制定全國統一的會計檔案工作制度,對全國會計檔案工作實行監督和指導。
縣級以上地方人民政府財政部門和檔案行政管理部門管理本行政區域內的會計檔案工作,並對本行政區域內會計檔案工作實行監督和指導。
第五條單位應當加強會計檔案管理工作,建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度,採取可靠的安全防護技術和措施,保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。
單位的檔案機構或者檔案工作人員所屬機構(以下統稱單位檔案管理機構)負責管理本單位的會計檔案。單位也可以委託具備檔案管理條件的機構代為管理會計檔案。
第六條下列會計資料應當進行歸檔:
(一)會計憑證,包括原始憑證、記賬憑證;
(二)會計賬簿,包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿;
(三)財務會計報告,包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告;
(四)其他會計資料,包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。
第七條單位可以利用計算機、網路通信等信息技術手段管理會計檔案。
第八條同時滿足下列條件的,單位內部形成的屬於歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存,形成電子會計檔案:
(一)形成的電子會計資料來源真實有效,由計算機等電子設備形成和傳輸;
(二)使用的會計核算系統能夠准確、完整、有效接收和讀取電子會計資料,能夠輸出符合國家標准歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料,設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序;
(三)使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案,符合電子檔案的長期保管要求,並建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系;
(四)採取有效措施,防止電子會計檔案被篡改;
(五)建立電子會計檔案備份制度,能夠有效防範自然災害、意外事故和人為破壞的影響;
(六)形成的電子會計資料不屬於具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。
第九條滿足本辦法第八條規定條件,單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名的,可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會計檔案。
第十條單位的會計機構或會計人員所屬機構(以下統稱單位會計管理機構)按照歸檔范圍和歸檔要求,負責定期將應當歸檔的會計資料整理立卷,編制會計檔案保管清冊。
第十一條 當年形成的會計檔案,在會計年度終了後,可由單位會計管理機構臨時保管一年,再移交單位檔案管理機構保管。因工作需要確需推遲移交的,應當經單位檔案管理機構同意。
單位會計管理機構臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間,會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規定,且出納人員不得兼管會計檔案。
第十二條單位會計管理機構在辦理會計檔案移交時,應當編制會計檔案移交清冊,並按照國家檔案管理的有關規定辦理移交手續。
紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一並移交,且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平台一並移交。
單位檔案管理機構接收電子會計檔案時,應當對電子會計檔案的准確性、完整性、可用性、安全性進行檢測,符合要求的才能接收。
第十三條單位應當嚴格按照相關制度利用會計檔案,在進行會計檔案查閱、復制、借出時履行登記手續,嚴禁篡改和損壞。
單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據國家有關規定必須借出的,應當嚴格按照規定辦理相關手續。
會計檔案借用單位應當妥善保管和利用借入的會計檔案,確保借入會計檔案的安全完整,並在規定時間內歸還。
第十四條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。
會計檔案的保管期限,從會計年度終了後的第一天算起。
第十五條各類會計檔案的保管期限原則上應當按照本辦法附表執行,本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限。
單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的,應當比照類似檔案的保管期限辦理。
第十六條單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定,並形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定,仍需繼續保存的會計檔案,應當重新劃定保管期限;對保管期滿,確無保存價值的會計檔案,可以銷毀。
第十七條會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭,組織單位會計、審計、紀檢監察等機構或人員共同進行。
第十八條經鑒定可以銷毀的會計檔案,應當按照以下程序銷毀:
(一)單位檔案管理機構編制會計檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。
(二)單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
(三)單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作,並與會計管理機構共同派員監銷。監銷人在會計檔案銷毀前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對;在會計檔案銷毀後,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。
電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規定,並由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。
第十九條保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀,紙質會計檔案應當單獨抽出立卷,電子會計檔案單獨轉存,保管到未了事項完結時為止。
單獨抽出立卷或轉存的會計檔案,應當在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
第二十條單位因撤銷、解散、破產或其他原因而終止的,在終止或辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案,按照國家檔案管理的有關規定處置。
第二十一條單位分立後原單位存續的,其會計檔案應當由分立後的存續方統一保管,其他方可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。
單位分立後原單位解散的,其會計檔案應當經各方協商後由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關規定處置,各方可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。
單位分立中未結清的會計事項所涉及的會計憑證,應當單獨抽出由業務相關方保存,並按照規定辦理交接手續。
單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案,應當由原單位保管,承接業務單位可以查閱、復制與其業務相關的會計檔案。對其中未結清的會計事項所涉及的會計憑證,應當單獨抽出由承接業務單位保存,並按照規定辦理交接手續。
第二十二條單位合並後原各單位解散或者一方存續其他方解散的,原各單位的會計檔案應當由合並後的單位統一保管。單位合並後原各單位仍存續的,其會計檔案仍應當由原各單位保管。
第二十三條建設單位在項目建設期間形成的會計檔案,需要移交給建設項目接受單位的,應當在辦理竣工財務決算後及時移交,並按照規定辦理交接手續。
第二十四條單位之間交接會計檔案時,交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。
移交會計檔案的單位,應當編制會計檔案移交清冊,列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限和已保管期限等內容。
交接會計檔案時,交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接,並由交接雙方的單位有關負責人負責監督。交接完畢後,交接雙方經辦人和監督人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
電子會計檔案應當與其元數據一並移交,特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平台一並移交。檔案接受單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環境進行檢驗,確保所接收電子會計檔案的准確、完整、可用和安全。
第二十五條單位的會計檔案及其復製件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的,應當按照國家有關規定執行。
第二十六條單位委託中介機構代理記賬的,應當在簽訂的書面委託合同中,明確會計檔案的管理要求及相應責任。
第二十七條違反本辦法規定的單位和個人,由縣級以上人民政府財政部門、檔案行政管理部門依據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規處理處罰。
第二十八條預算、計劃、制度等文件材料,應當執行文書檔案管理規定,不適用本辦法。
第二十九條不具備設立檔案機構或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個體工商戶,其會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本辦法執行。
第三十條各省、自治區、直轄市、計劃單列市人民政府財政部門、檔案行政管理部門,新疆生產建設兵團財務局、檔案局,國務院各業務主管部門,中國人民解放軍總後勤部,可以根據本辦法制定具體實施辦法。
第三十一條本辦法由財政部、國家檔案局負責解釋,自2016年1月1日起施行。1998年8月21日財政部、國家檔案局發布的《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)同時廢止。
附表：1.企業和其他組織會計檔案保管期限表
2.財政總預算、行政單位、事業單位和稅收會計檔案保管期限表

⑸ 如何做好會計檔案管理工作

按照會計檔案管理的主要內容，在管理工作中應該按以下要求進行：

一、造冊歸檔

各單位每年形成的會計檔案，應由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。當年形成的會計檔案，在會計年度終了後，可暫
由會計機構保管一年，期滿之後，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管;未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員
不得兼管會計檔案。移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆
封整理，以分清責任。

二、制定使用及借閱手續

各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批准，可以提供查閱或者復制，並辦理登記手續。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計
檔案上塗畫、拆封和抽換。各單位應當建立會計檔案查閱、復制登記制度，應設置「會計檔案查閱登記簿」，用來登記查閱人、查閱日期、查閱理由、歸還日期等。

本單位人員查閱會計檔案，需經過會計主管人員同意;外單位人員查閱會計檔案，要經過單位負責人批准，並出具正式介紹信。

三、遵守保管期限和履行銷毀手續

會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了後的第一天算起。具體如?企業和建設單位會計檔案保管期限。

另外，鑒於會計檔案管理的重要性，各個單位必須加強對會計檔案管理工作的指導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。

⑹ 建立電算化會計檔案管理制度的主要內容

1、電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬碟中的會計數據以其它磁性介質或光碟存儲的會計數據和計算機列印出來的書面等形式的會計數據；會計數據是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）等數據；
2、電算化會計檔案管理是重要的會計基礎工作，要嚴格按照財政部有關規定的要求對會計檔案進行管理，由專人負責；
3、對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應准備雙份，存放在兩個不同的地點；
4、採用磁性介質保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由於磁性介質損壞，而使會計檔案丟失。
5、通用會計軟體、定點開發會計軟體、通用與定點開發相結合會計軟體的全套文檔資料以及會計軟體程序，視同會計檔案保管，保管期截止該軟體停止使用或有重大更改之後的五年。